A admissão digital é uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado de trabalho, trazendo inovação, agilidade e eficiência para o processo de contratação de novos colaboradores. Mas você sabe o que é admissão digital, como ela funciona na prática e como implementá-la na sua empresa? Neste artigo, vamos te explicar tudo isso e muito mais. Acompanhe!
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O que é admissão digital?
A admissão digital é o processo de contratação de um funcionário feito de forma totalmente online, utilizando a tecnologia como ferramenta para facilitar e agilizar o envio e o armazenamento de documentos e dados dos novos colaboradores.
De acordo com a legislação trabalhista, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários, ou seja, cópias de documentos são solicitadas na admissão, junto a outros formulários e fichas. Logo, a admissão digital nada mais é que permitir que o colaborador recém-contratado envie esses documentos via internet — sem a necessidade de se deslocar até a empresa.
Esse processo é realizado por meio de um software de RH, que possibilita o recebimento e o armazenamento dessas informações na nuvem. Assim, todos os dados ficam organizados em um só lugar. Entretanto, por enquanto, a admissão digital não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Ainda existem alguns documentos que precisam ter uma versão física na empresa, como atestados de saúde ocupacional. Mesmo assim, a admissão online otimiza muito essa etapa.
Benefícios de digitalizar os processos de admissão
A admissão digital é uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas que buscam modernizar e agilizar os seus processos de contratação de novos colaboradores. Ela consiste em utilizar a tecnologia para automatizar as etapas burocráticas da admissão, como o preenchimento de dados, o envio de documentos, a assinatura do contrato e o exame médico admissional.
Com a contratação online, o RH pode se dedicar mais às atividades estratégicas e humanas da gestão de pessoas, como o planejamento, o desenvolvimento, a avaliação e o reconhecimento dos colaboradores. Além disso, ela também proporciona uma melhor experiência para o novo colaborador, que pode realizar todo o processo de forma online, sem precisar se deslocar até a empresa ou lidar com papéis e cópias.
A admissão digital também traz diversos benefícios para a empresa, tais como:
1. Redução de custos com papel, impressão e transporte
Ao eliminar a necessidade de imprimir e enviar documentos físicos, a admissão digital gera uma economia de recursos financeiros e materiais, que podem ser investidos em outras áreas ou projetos da empresa.
2. Otimização do tempo do RH e do colaborador
Reduz o tempo gasto com as etapas burocráticas da admissão, além de permitir que o RH e o colaborador possam se concentrar em outras tarefas mais importantes e produtivas, como o planejamento, o desenvolvimento, a avaliação e o reconhecimento dos funcionários.
3. Melhoria da experiência do candidato e do funcionário
Oferece praticidade, rapidez e comodidade para o candidato e o funcionário, a admissão digital proporciona uma melhor experiência para ambos, que podem realizar todo o processo de forma online, sem filas, esperas ou deslocamentos, aumentando a satisfação e o engajamento com a empresa.
4. Segurança e organização das informações
Ao armazenar as informações dos colaboradores em um sistema seguro e integrado, evita perdas, extravios ou fraudes de documentos, garantindo a confiabilidade e a qualidade dos dados, além de facilitar o acesso e a consulta das informações.
5. Integração entre os sistemas de gestão de pessoas
Ao facilitar a comunicação e a troca de dados entre os diferentes sistemas de gestão de pessoas, como o recrutamento e seleção, a folha de pagamento, os benefícios e o treinamento, otimiza os processos e as rotinas do RH, evitando erros, inconsistências ou retrabalhos.
6. Sustentabilidade ambiental
Ao contribuir para a preservação do meio ambiente, reduzindo o consumo de papel e a emissão de gases poluentes, demonstra a responsabilidade social e ambiental da empresa, que pode se diferenciar no mercado e melhorar a sua imagem perante os clientes, os fornecedores e a sociedade.
Portanto, é uma forma de digitalizar os processos de admissão, trazendo mais eficiência, qualidade e satisfação para o RH, para o colaborador e para a empresa.
Como fazer a admissão digital na sua empresa?
Para implementar a admissão digital na sua empresa, você precisa seguir alguns passos importantes, que vão desde a análise e o planejamento da mudança até a avaliação e o monitoramento dos resultados. Veja a seguir:
Análise e o planejamento da mudança
Para implementar a admissão digital no seu negócio, o primeiro passo é fazer uma análise da situação atual do seu processo de admissão, identificando os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças, as necessidades e expectativas dos seus colaboradores e as metas e objetivos que o seu negócio quer alcançar com a mudança.
Essa análise vai te ajudar a entender o cenário atual, os desafios, os riscos e os benefícios da admissão digital, além de servir como base para elaborar um plano de ação para a implementação.
Em seguida, você deve elaborar um plano de ação que contenha as etapas, as responsabilidades, os recursos, os prazos e os indicadores de cada fase da implementação da admissão digital no seu negócio. Você deve definir claramente o que precisa ser feito, por quem, como, quando e com quais resultados esperados.
Lembre-se de que esse plano deve ser realista, viável e alinhado com a estratégia e a cultura da sua organização.
Escolha e a contratação das soluções digitais
O segundo passo é escolher e contratar as ferramentas e plataformas que vão te auxiliar nesse processo. Existem diversas soluções digitais disponíveis no mercado, que oferecem diferentes funcionalidades, preços e suportes para a admissão digital. Você deve pesquisar e comparar as opções existentes e escolher aquela que melhor se adapta às suas necessidades e ao seu orçamento.
Além disso, a empresa deve verificar se a solução escolhida está de acordo com as normas legais e normativas que regem a admissão digital no Brasil, como a carteira de trabalho digital, o e-Social, a assinatura eletrônica e a certificação digital. Bem como, garantir que a solução escolhida esteja em conformidade com as leis trabalhistas, previdenciárias, fiscais e tributárias vigentes no país.
Capacitação e o envolvimento das equipe
O terceiro passo é capacitar e envolver as equipes que vão utilizar as soluções digitais contratadas, tanto o RH quanto os colaboradores. A instituição deve treinar os usuários para que eles saibam como acessar, operar e aproveitar as funcionalidades do software de admissão digital. Além de ensinar como preencher os dados, enviar os documentos, assinar o contrato e realizar o exame médico admissional de forma online.
A empresa também deve comunicar e esclarecer os benefícios, as vantagens e as expectativas da admissão digital para todos os envolvidos no processo. E mostrar como a admissão digital pode trazer mais praticidade, rapidez, comodidade, segurança e sustentabilidade para o RH, para o colaborador e para o seu negócio.
Avaliação e o monitoramento dos resultados
Por fim, o quarto passo é avaliar e monitorar os resultados obtidos com essa mudança. Você deve verificar se as metas e objetivos definidos no plano de ação foram alcançados, se os problemas foram resolvidos, se os benefícios foram percebidos e se os colaboradores estão satisfeitos com o processo de admissão digital. Para isso, você deve coletar dados e feedbacks sobre o processo de admissão digital, analisar os indicadores de desempenho e qualidade, identificar pontos de melhoria e ajustar o que for necessário.
Além disso, a instituição deve medir o impacto da admissão digital na sua organização, verificando se ela trouxe mais eficiência, economia, produtividade e satisfação para o RH, para o colaborador e para o seu negócio. Também é importante acompanhar os resultados da admissão digital de forma contínua e periódica, buscando sempre aprimorar o processo e garantir a sua excelência.
Principais ferramentas para admissão digital
Para garantir um processo de admissão digital eficiente, é fundamental utilizar as ferramentas disponíveis para otimizar cada etapa do processo seletivo. Dentre as principais ferramentas, podemos destacar:
Software de recrutamento e seleção, como o JobConvo, que permite a realização de anúncios de vagas, triagem automática de currículos, aplicação de testes e entrevistas por vídeo.
Redes sociais, como o LinkedIn, que se tornaram um ótimo canal de contato entre candidatos e empresas.
Armazenamento de arquivos na nuvem, que permite o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar, aumenta a segurança das informações e evita a perda fácil de documentos físicos.
Carta de oferta e assinaturas digitais, que facilitam o processo de admissão digital e garantem a segurança da informação.
Dicas para criar um um processo de contratação eficiente
Com a tecnologia avançando cada vez mais, criar um processo de admissão digital é uma solução que traz inúmeros benefícios, como redução de custos e agilidade no processo.
Confira algumas dicas para criar um processo de admissão digital eficiente e de qualidade.
1. Identifique as etapas do processo
Uma plataforma de admissão é uma ferramenta que pode ajudar a simplificar e automatizar o processo de admissão digital. Existem várias plataformas disponíveis no mercado, cada uma com suas próprias características e funcionalidades. Escolha uma que atenda às necessidades da sua empresa.
2. Defina os requisitos para a vaga
Antes de começar a receber currículos, defina os requisitos para a vaga e as habilidades necessárias para o cargo. Isso ajudará a garantir que você receba candidatos qualificados que atendam às necessidades da sua empresa.
3. Crie um formulário de inscrição online
Crie um formulário de inscrição online que inclua perguntas sobre as habilidades e experiências dos candidatos, bem como suas informações pessoais e de contato. Isso ajudará a facilitar o processo de triagem.
4. Realize entrevistas virtuais
Uma vez que você tenha recebido os currículos dos candidatos qualificados, realize entrevistas virtuais por meio de videoconferência. Isso ajudará a economizar tempo e dinheiro, além de permitir que você entreviste candidatos de qualquer lugar do mundo.
5. Faça uma verificação de antecedentes
Antes de fazer uma oferta de emprego, faça uma verificação de antecedentes para garantir que o candidato não tenha histórico criminal ou outras informações que possam ser prejudiciais para a sua empresa.
6. Ofereça um contrato digital
Uma vez que você tenha escolhido o candidato certo para a vaga, ofereça um contrato digital que inclua todas as informações pertinentes, como salário, horário de trabalho e benefícios. Isso ajudará a garantir que todas as informações estejam corretas e evite possíveis problemas futuros.
Criar um processo de admissão digital pode parecer assustador no início, mas com as ferramentas certas e uma boa organização, é possível criar um processo eficiente e de qualidade que ajudará a sua empresa a economizar tempo e dinheiro.
Para garantir o sucesso do processo de admissão digital, é importante que a empresa identifique todas as etapas envolvidas e escolha uma plataforma adequada.
Em seguida, é necessário definir os requisitos para a vaga e criar um formulário de inscrição online para os candidatos. Após a triagem, é possível realizar entrevistas virtuais e verificar os antecedentes dos candidatos. Por fim, é importante oferecer um contrato de trabalho digital para agilizar o processo.
A importância da documentação para contratação
Quando uma empresa contrata um novo funcionário, é necessário que sejam apresentados documentos ao RH ou Departamento Pessoal, para que seja feita a identificação do profissional e a legalização do vínculo com a empresa.
Além disso, esses registros são fundamentais para garantir os direitos trabalhistas e as contribuições obrigatórias do funcionário, e certidões com todas as informações necessárias são importantes para evitar problemas em fiscalizações do Ministério do Trabalho.
Vale ressaltar que as informações sobre dependentes financeiros também são relevantes para o cálculo de direitos trabalhistas e podem ser utilizadas para inclusão em benefícios concedidos pela empresa, como convênio médico e odontológico.
Quando solicitar os documentos para admissão de um funcionário?
A solicitação dos documentos para admissão deve ocorrer logo após a empresa definir a data de início do colaborador. Ocorrerem erros no registro é comum, pois muitas empresas não cumprem o prazo estipulado por lei. É determinado que os documentos do profissional não podem ser retidos por mais de cinco dias.
Para realizar o registro na carteira de trabalho do colaborador de forma adequada, é importante que a empresa siga alguns requisitos e providencie os documentos necessários. Por isso, é recomendável que a empresa solicite os principais documentos para cumprir as obrigações legais e garantir a regularidade da contratação.
Documentos necessários para a contratação
A lista de documentos necessários para contratação pode variar de acordo com a empresa e com a natureza da função a ser desempenhada. No entanto, alguns documentos são essenciais e obrigatórios para todos os tipos de contratação. São eles:
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
CPF e RG do colaborador
Título de eleitor
Certificado de reservista (para homens)
Comprovante de residência
Certidão de casamento (se for casado)
Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (se tiver)
Para algumas funções específicas, pode ser necessário apresentar outros documentos, como por exemplo, o registro no Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA) para engenheiros e arquitetos.
Estagiários
Para a contratação de estagiários, é necessário solicitar alguns documentos, incluindo:
CPF
Histórico escolar
Carteira de identidade
Comprovante de residência
Atestado de frequência em uma instituição de ensino
Termo de Compromisso de Estágio (TCE)
Esse termo apresenta informações relevantes, como os serviços que serão realizados, os direitos e deveres das partes, período de contratação e valor da bolsa estágio.
Jovem Aprendiz
A admissão de jovens aprendizes difere da admissão de estagiários, uma vez que requer a apresentação de documentos específicos, além dos documentos já exigidos para o estágio, tais como:
CPF
Carteira de identidade
Comprovante de residência
Atestado de frequência em uma instituição de ensino
É necessário também apresentar a:
Carteira de trabalho
Certificado de conclusão do ensino médio
Caso o jovem seja menor de idade, é aceito o documento do responsável em substituição ao CPF. É importante lembrar que, assim como na contratação de estagiários, a documentação do jovem aprendiz deve ser formalizada para garantir o cumprimento das leis trabalhistas.
Como organizar a documentação para a contratação
Para que a contratação de um colaborador seja feita de forma adequada, é fundamental seguir algumas dicas importantes. Dentre elas, destacam-se:
Antes de solicitar a documentação, é importante que a empresa informe o colaborador sobre quais são os documentos necessários para a contratação. Essa prática ajuda a evitar atrasos e erros no processo, além de deixar o colaborador mais consciente sobre os documentos que precisará providenciar.
Uma medida simples para garantir que todos os documentos importantes sejam entregues é criar uma lista clara e completa dos documentos necessários para cada tipo de contratação. Essa lista pode ser compartilhada com o novo colaborador e também com a equipe responsável pelo processo de admissão, a fim de evitar qualquer tipo de confusão ou esquecimento.
Verifique cuidadosamente cada documento recebido, certificando-se de que estão completos e atualizados. Caso algum documento esteja faltando ou incorreto, entre em contato com o colaborador para solicitar a correção ou complementação.
Para manter a documentação organizada e de fácil acesso, é importante separar os documentos por colaborador em pastas específicas e manter cópias dos documentos no arquivo da empresa. Dessa forma, é possível encontrar a documentação rapidamente quando necessário.
Quais documentos não podem ser exigidos no processo de admissão?
No processo de contratação de um novo colaborador, há documentos que são obrigatórios e outros que não podem ser exigidos, tais como:
Certidão negativa de ações trabalhistas
Registros de dívidas
Antecedentes Criminais
Exames de esterilização ou gravidez
Exames de HIV
A solicitação desses documentos configura ação discriminatória e pode levar a empresa a sofrer processos trabalhistas e multas elevadas.
É importante que as organizações estejam cientes da legislação e ajam de acordo com a ética e o respeito aos direitos dos funcionários. É essencial saber quais documentos podem ou não ser exigidos para evitar problemas no processo de admissão.
Como utilizar o e-Social para verificar documentos?
Com a implementação obrigatória do e-Social nas empresas, tornou-se mais desafiador evitar erros de digitação e conferir minuciosamente os dados obrigatórios antes de inseri-los no sistema de folha de pagamento.
Como as informações são automaticamente enviadas para as autoridades envolvidas, torna-se crucial prestar atenção cuidadosa durante essa etapa. Isso evita retrabalho e garante a conclusão eficaz do processo. Portanto, é importante compreender o funcionamento do e-Social.
Legislação e documentos necessários para admissão
Diversas leis regulamentam as exigências legais para os documentos necessários na admissão. É importante destacar que a empresa não deve abrir mão de nenhuma delas, já que a fiscalização pode requerer a apresentação dos documentos. Além disso, os sindicatos também exigem que os trabalhadores estejam com a documentação em dia para a homologação.
Conforme a Lei 5.553/68, é essencial que as empresas cumpram o prazo legal estabelecido para a entrega dos documentos do profissional, que não podem ser retidos por mais de cinco dias, inclusive no caso de cópias autenticadas. Além do mais, é importante destacar que o registro na carteira de trabalho deve ser feito em um período máximo de 48 horas e que a carteira deve ser entregue dentro desse prazo.
A empresa deve informar ao CAGED sobre uma nova contratação realizada até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações. Ademais, cabe ao empregador realizar o exame médico nas condições estabelecidas neste artigo e nas instruções complementares emitidas pelo Ministério do Trabalho para admitir o colaborador.
Dicas para otimizar o processo burocrático da admissão
Otimizar o processo de admissão de funcionários pode ser uma tarefa desafiadora, mas há algumas dicas que podem ajudar.
Solicitação e controle antecipados de documentos
Para otimizar o processo de admissão, além de solicitar os documentos com antecedência e manter o canal de comunicação aberto, é importante também definir um fluxo de trabalho claro e organizado, designando responsabilidades para cada etapa e acompanhando o cumprimento de prazos. Dessa forma, é possível evitar atrasos e garantir que o novo colaborador esteja apto a iniciar suas atividades no prazo previsto.
Para garantir que o processo de admissão ocorra sem problemas, é importante que a empresa tenha um controle eficiente do recebimento dos documentos. Além disso, é necessário conferir minuciosamente cada detalhe e utilizar checklists para marcar o que já foi entregue. Isso evita atrasos e retrabalhos, facilitando a análise e validação da documentação necessária.
Solicite documentos com antecedência
Tenha um canal de comunicação ativo
Controle eficientemente o recebimento dos documentos
Comunicação e engajamento
A comunicação entre as partes envolvidas no processo de admissão é fundamental.
A falta de uma boa comunicação antes e durante as etapas pode comprometer todo o processo, prejudicando o cronograma do RH e a efetivação do colaborador em seu cargo. Portanto, é essencial estabelecer uma comunicação clara e eficiente com o novo colaborador, esclarecendo todas as dúvidas e orientando sobre as etapas do processo de admissão.
Além disso, é importante engajar a equipe de RH por meio de ações motivacionais, como elogios, benefícios, desenvolvimento de competências, conversas sobre melhorias e treinamentos. Isso melhora a execução das tarefas e a gestão dos documentos admissionais.
Melhore a comunicação interna
Engaje a equipe de RH
Incentive ações motivacionais
Investimento em tecnologia
Investir em tecnologias pode ser uma ótima opção para otimizar o processo de admissão. Com a utilização de softwares de admissão digital, é possível agilizar o processo e reduzir erros, proporcionando uma experiência positiva para todos os envolvidos. Além disso, a digitalização dos documentos pode garantir mais segurança, controle e organização para a empresa.
Invista em tecnologia
Utilize softwares de admissão digital
Digitalize os documentos
Tendências e inovações na área de admissão digital
A admissão digital é uma tendência que veio para ficar e está em constante evolução, proporcionando um processo de contratação de novos colaboradores cada vez mais rápido, fácil e seguro. Algumas das inovações que estão surgindo ou se consolidando na área de admissão digital são:
Biometria facial, que possibilita que o colaborador faça a validação dos seus documentos através do reconhecimento facial, garantindo mais segurança e agilidade na verificação da identidade.
A assinatura eletrônica habilita que o colaborador assine o contrato de trabalho digitalmente, sem a necessidade de imprimir ou escanear o documento. A assinatura eletrônica tem validade jurídica e pode ser feita por meio de um código enviado por SMS ou por um certificado digital.
Além disso, a integração com outros sistemas facilita que o software de admissão digital se comunique com outros sistemas de gestão de pessoas, como folha de pagamento, ponto eletrônico, benefícios etc., evitando retrabalhos e facilitando a troca de informações.
A inteligência artificial é outra tecnologia fundamental, permitindo que o software de admissão digital aprenda com os dados e comportamentos dos usuários, oferecendo soluções personalizadas, sugestões inteligentes e assistentes virtuais.
Essas inovações têm impulsionado a transformação digital na área de recursos humanos, proporcionando uma experiência mais eficiente e intuitiva tanto para as empresas quanto para os novos colaboradores, tornando a admissão digital uma prática essencial nas organizações modernas.
Dúvidas e as expectativas dos colaboradores
A admissão digital é uma mudança que afeta diretamente os colaboradores da empresa, tanto os novos quanto os antigos. Por isso, é natural que eles tenham dúvidas e expectativas sobre esse processo, que precisam ser esclarecidas e atendidas pelo RH e pela empresa.
Perguntas e preocupações dos candidatos e funcionários
Os colaboradores podem ter diversas questões sobre a admissão digital, como:
Como vou enviar os meus documentos pelo sistema?
Quais documentos são necessários para a admissão digital?
Como vou assinar o contrato de trabalho digitalmente?
Como vou fazer o exame médico admissional?
Como vou receber o meu crachá, uniforme, equipamentos etc.?
Como vou conhecer os meus colegas de trabalho e gestores?
Como vai ser o meu treinamento e integração na empresa?
Como vai ser o meu acompanhamento e feedback na empresa?
Essas questões podem gerar ansiedade, insegurança e confusão nos colaboradores, que precisam de orientação e suporte para realizar a admissão digital com tranquilidade.
Formas de engajar e motivar os colaboradores na admissão digital
O RH e a empresa devem também buscar formas de engajar e motivar os colaboradores na admissão digital, mostrando que eles são valorizados e esperados na empresa. Algumas dessas formas são:
Explicar os benefícios da admissão digital
É essencial explicar os benefícios e as vantagens da admissão digital para os colaboradores, como a redução de custos, a otimização do tempo, a melhoria da experiência, entre outros.
Nesse sentido, compreendendo esses benefícios, os colaboradores tendem a aumentar sua satisfação e produtividade, ao mesmo tempo em que a empresa pode reduzir a rotatividade e o absenteísmo.
Enviar mensagens de boas-vindas, parabenização e reconhecimento
Essas mensagens demonstram que os colaboradores são importantes e bem-vindos na empresa, gerando um sentimento de pertencimento e valorização. Além disso, isso contribui para fortalecer a cultura e a identidade da empresa.
Criar um clima de confiança, respeito e colaboração
Estimular a comunicação, a interação e o feedback entre eles pode favorecer o trabalho em equipe, o compartilhamento de ideias e conhecimentos, a solução de problemas e a inovação.
Proporcionar oportunidades de aprendizado e desenvolvimento
Oferecer treinamentos, cursos, palestras, entre outros, pode ampliar as competências e habilidades dos colaboradores, preparando-os para novos desafios e responsabilidades.
Reconhecer e recompensar os colaboradores que se destacarem
Elogios, prêmios, bonificações e outras formas de reconhecimento podem estimular o desempenho e a motivação dos colaboradores, incentivando o alcance de metas e resultados.
Por fim, é importante ressaltar que essas formas de engajar e motivar os colaboradores na admissão digital devem ser contínuas e consistentes, visando criar um vínculo forte e duradouro entre os colaboradores e a empresa.
Passo a passo de como realizar a admissão digital na sua empresa
Para realizar a admissão digital na sua empresa, você precisa seguir alguns passos importantes, que são:
Escolha do software de RH
Para realizar a admissão digital na sua empresa, você precisa seguir alguns passos importantes. Primeiramente, escolha um software de RH que tenha a funcionalidade de admissão digital e que seja seguro, confiável, fácil de usar e compatível com os sistemas da empresa.
Além disso, o software de RH deve permitir a coleta, o envio, a validação e o armazenamento dos documentos necessários para a contratação. A seguir, é essencial definir os documentos necessários para cada tipo de contratação e criar um checklist online com as informações básicas e os documentos obrigatórios do novo colaborador.
Envio do link ou do QR code para o novo colaborador
Após organizar o checklist, envie um link ou um QR code para o novo colaborador acessar o portal de admissão digital. Essa plataforma online permitirá ao colaborador preencher o checklist, digitalizar e enviar os documentos pelo celular ou computador. Além disso, o portal possibilita ao novo colaborador acompanhar o status da sua admissão e tirar dúvidas com o RH ou o departamento pessoal.
Orientação sobre como digitalizar e enviar os documentos pelo portal
Antes de enviar os documentos, é fundamental orientar o novo colaborador sobre como digitalizar e enviar os arquivos pelo portal, seguindo as instruções do software. É importante garantir que as imagens estejam com boa qualidade e legibilidade, enviadas no formato PDF ou JPG e que os dados estejam corretos e completos. Caso necessário, o novo colaborador também deverá assinar os documentos digitalmente.
Verificação dos documentos e validações necessárias
Uma vez que os documentos são recebidos, o RH ou o departamento pessoal deve verificar a integridade e corretude dos arquivos, bem como realizar as validações necessárias junto aos órgãos competentes. A conferência dos documentos enviados pelo novo colaborador deve estar de acordo com o checklist e as normas trabalhistas. A validação dos documentos junto aos órgãos competentes, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social, também é fundamental.
Integração dos dados com o sistema de gestão de pessoas e registro na empresa
Por fim, é crucial integrar os dados do novo colaborador com o sistema de gestão de pessoas e realizar o registro oficial na empresa e no governo. O software de admissão digital facilita esse processo ao permitir a automação e integração dos dados do novo colaborador com o sistema de gestão de pessoas da empresa, evitando a digitação manual e a duplicidade de informações. Com isso, é possível gerar a carteira de trabalho digital, o contrato de trabalho, a folha de pagamento, o FGTS, o INSS, entre outros registros necessários.
Quanto tempo dura o processo de admissão?
O tempo de duração do processo de admissão pode variar de acordo com a empresa, o cargo, o número de candidatos e a complexidade dos documentos. No entanto, com a admissão digital, o processo tende a ser mais rápido e eficiente do que com a admissão tradicional.
Isso porque a admissão digital elimina a necessidade de deslocamentos, impressões, cópias e entregas físicas dos documentos, além de automatizar e integrar as etapas do processo. Em média, a admissão digital pode reduzir o tempo de contratação em até 70%, podendo levar apenas alguns dias ou até mesmo horas.
Como a empresa registra a carteira digital?
A carteira digital é uma versão eletrônica da carteira de trabalho, que substitui o documento físico desde 2019. Para registrar a carteira digital, a empresa precisa ter acesso ao sistema do e-Social, que é uma plataforma online que unifica as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores e dos empregados. A empresa deve informar os dados do novo colaborador no sistema do e-Social, como nome, CPF, data de nascimento, data de admissão, salário etc.
Em seguida, o sistema do e-Social vai gerar um número de identificação do trabalhador (NIT), que vai ser vinculado à carteira digital do colaborador. O colaborador deve baixar o aplicativo da carteira digital no seu celular ou acessar o site do governo e criar uma conta usando o seu CPF. Assim, o colaborador vai poder consultar os seus dados e os seus vínculos trabalhistas na carteira digital, que será atualizada automaticamente pelo sistema do e-Social. A carteira digital tem validade jurídica e é tão segura quanto a carteira física.
O futuro da admissão digital
O futuro da admissão digital é uma realidade promissora e está em constante evolução. Com projeções indicando uma crescente adoção por empresas e profissionais em busca de maior praticidade, rapidez e segurança nos processos de contratação. Neste contexto, tanto o RH quanto as empresas enfrentam desafios e encontram oportunidades para otimizar a admissão digital.
Acompanhar as mudanças legais e normativas: em um ambiente regulatório em constante evolução, é fundamental que o RH esteja atualizado quanto às normas legais e tecnológicas relacionadas à admissão digital. Isso garantirá a conformidade das práticas da empresa e evitará problemas futuros.
Seleção de soluções digitais eficientes: a busca pelas melhores soluções digitais é um fator crucial para uma admissão digital eficiente. É necessário pesquisar e avaliar as opções disponíveis no mercado, identificando aquelas que oferecem mais funcionalidades, qualidade e suporte para atender às necessidades específicas da empresa.
Capacitação contínua da equipe: o RH deve investir na capacitação constante das equipes para utilizar as ferramentas e plataformas digitais com eficiência e segurança. Isso inclui treinamentos, workshops e atualizações sobre as novidades tecnológicas.
Integração com outros processos de gestão de pessoas: a admissão digital é apenas uma parte do ciclo de vida do colaborador na empresa. Integrar esse processo com outras etapas de gestão de pessoas, como recrutamento e seleção, onboarding e folha de pagamento, permite uma experiência mais fluida e eficiente para os colaboradores e facilita a gestão interna.
Avaliação contínua e melhoria dos processos: Para se adaptar ao futuro da admissão digital, é fundamental avaliar constantemente os resultados e identificar oportunidades de melhoria. Isso pode envolver o uso de métricas, feedbacks dos colaboradores e análise de desempenho do processo de admissão digital.
Ao enfrentar esses desafios e aproveitar as oportunidades, as empresas podem otimizar o processo de admissão digital e obter vantagens competitivas.
Software de RH para admissão online: conheça a JobConvo
A JobConvo é uma plataforma de RH que oferece soluções completas para a gestão de pessoas, desde o recrutamento e seleção até a admissão online. Com ela, você pode fazer a admissão digital dos seus colaboradores de forma rápida, prática e segura, sem papel, impressão ou transporte. Além disso, você pode integrar as informações e os documentos da admissão digital com os outros sistemas de gestão de pessoas, como a folha de pagamento, os benefícios e o treinamento.
A plataforma da JobConvo conta com diversos recursos que facilitam e otimizam o processo de contratação, tais como:
Criação e envio de cartas proposta personalizadas para cada cargo;
Admissão com qualificação cadastral e eliminação de inconsistências no eSocial por meio de inteligência artificial;
Integração com vários softwares para uma experiência de integração perfeita e sem erros;
Testes técnicos e comportamentais para avaliar as habilidades dos candidatos em diferentes áreas;
Entrevistas em vídeo gravadas para economizar tempo e recursos no recrutamento;
Teste de fit cultural para verificar a compatibilidade dos candidatos com a cultura da empresa;
A admissão digital é uma realidade que veio para ficar e que tende a se expandir cada vez mais no futuro. Ela traz inúmeros benefícios para as empresas e para os colaboradores, como redução de custos, agilidade, segurança, organização, sustentabilidade e melhoria da experiência.
No entanto, ela também exige uma mudança de cultura, de processos e de tecnologia, que pode gerar desafios e dificuldades. Por isso, é preciso planejar, executar e avaliar a implementação da admissão digital na sua empresa, seguindo as melhores práticas e dicas que apresentamos neste artigo. Assim, você poderá aproveitar as oportunidades e vantagens dessa tendência e se destacar no mercado de trabalho.
