O vale-transporte é um dos benefícios pagos pelas empresas para os funcionários, viabilizando o deslocamento entre a casa e a empresa. Dessa forma, o profissional consegue fazer o percurso todos os dias sem pesar no próprio orçamento mensal. No entanto, é importante esclarecer dúvidas sobre o benefício.

É importante conhecer os benefícios obrigatórios que o empregador deve disponibilizar para sua equipe, entender como calcular o valor e todos os outros pontos relevantes. Dessa forma, você pode garantir que estará ciente de quanto precisa receber todos os meses.

Aspecto que é importante para que o colaborador saiba exatamente o que esperar e possa atuar observando todos os detalhes referentes aos pagamentos. Afinal, saber o cálculo não é uma obrigação apenas da equipe responsável por concretizar os pagamentos. Nós trouxemos todas as informações para ter um panorama detalhado sobre o vale-transporte.

O que é vale-transporte?

O vale-transporte, também conhecido como VT, é um benefício garantido pela legislação trabalhista. Esse benefício visa custear o deslocamento do profissional de sua casa até o local de trabalho e vice-versa.

Portanto, é um pagamento a que todo trabalhador contratado tem direito. Para que o profissional possa começar a trabalhar o vale-transporte é pago antecipadamente.

Justamente considerando que a pessoa estava desempregada e que precisa de acesso ao valor para começar a ir e voltar todos os dias após ser contratada para um cargo. É útil perceber que, vale-transporte não é um benefício oferecido se a empresa considerar válido e sim um direito garantido pela própria Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Como ele beneficia os funcionários e empregadores?

Ao contrário daquilo que se imagina, o vale-transporte beneficia trabalhadores e contratantes. Uma vez que, possibilita acesso ao local de trabalho com custos reduzidos para o profissional, o que contribui para que a empresa possa reter talentos

Afinal, mesmo que o colaborador resida longe da empresa e necessite de diversos meios de transporte como dois ônibus e um trem, por exemplo, o custo não será pesado para o trabalhador.

O que contribui para que seja possível ter um deslocamento que cabe no orçamento, fazendo com que o profissional possa ir trabalhar todos os dias sem que a distância pese. 

Trabalhadores que não precisam se preocupar com os custos de transporte tendem a ser mais focados e produtivos no trabalho. Por isso, é algo que contribui significativamente para um ambiente de trabalho mais eficiente.

Quando a empresa tem que pagar o vale-transporte?

Em resumo, a empresa tem que pagar o vale-transporte para profissionais que usam meios de transporte públicos como ônibus, trem e afins para chegar ao trabalho. Se o colaborador tem:

  • Veículo da empresa à disposição para cobrir integralmente o deslocamento de casa até o trabalho;
  • Quando o funcionário não realiza seu deslocamento usando transporte público;
  • Quando o colaborador está cumprindo estágio obrigatório.

Nesses 3 casos anteriormente citados a empresa não é obrigada a pagar o vale-transporte. Em qualquer outro cenário diferente dos 3 citados, é necessário que a empresa pague o VT. 

Por exemplo, quando o profissional precisa pegar um ônibus para percorrer um trecho até o transporte disponibilizado pela empresa para cumprir o restante do trajeto, é necessário que o VT seja pago em relação ao valor do ônibus que é pago todos os dias para cumprir parte do trajeto.

Condições em que a empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte

Pela legislação, não há limite geográfico em relação ao pagamento de vale-transporte. 

O que significa dizer que, profissionais podem morar em um bairro distante e precisar de 3 tipos de transportes diferentes, por exemplo, para chegar ao local de trabalho e a empresa deverá pagar o VT de acordo com o deslocamento.

Por isso, o profissional precisa disponibilizar para a equipe de recursos humanos o seu endereço, meios de transporte que usa para se deslocar e também a quantidade de vezes que vai se deslocar no trecho casa-empresa e vice-versa. Além disso, se o profissional mudar de endereço precisará avisar ao RH.

O que a CLT diz sobre vale-transporte?

A primeira legislação sobre o tema foi a Lei n° 7.418 que foi decretada pelo então presidente José Sarney. Naquele período o pagamento era facultativo. Em 1987 a Lei Federal de n° 7619 tornou o pagamento obrigatório

Desde então, a legislação vem sendo aplicada aos negócios e passou por pequenas atualizações com o intuito de refletir as demandas sociais.

Portanto, a CLT determina que o pagamento é obrigatório para profissionais que pegam transporte público para chegar ao local de trabalho. E determina especificamente todas as condições de pagamento, inclusive quanto pode ser descontado do salário do profissional que recebe o vale.

Além disso, a legislação determina que o pagamento de vale-transporte não deve ser considerado como parte da remuneração do trabalhador. 

A legislação também determina que o valor seja pago antecipadamente ao funcionário. Justamente por entender que a pessoa precisa se deslocar até o trabalho. Por essa razão, protege aqueles que estão sendo contratados para ocupar uma vaga e saindo do desemprego.

Uma vez que, dá condições para que a pessoa se desloque todos os dias até o emprego, podendo atuar profissionalmente e fazer jus ao recebimento de seu primeiro salário na empresa. 

Responsabilidades do empregador de acordo com a CLT

Além da própria CLT, o Decreto 10.854/2021 no seu artigo 4° também cita orientações em relação ao pagamento, veja:

“A concessão do benefício ora instituído implica a aquisição pelo empregador dos Vales-Transporte necessários aos deslocamentos do trabalhador no percurso residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte que melhor se adequar.” 

A legislação também define as questões financeiras relativas ao pagamento, entenda:

O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.”.

O que deixa claro a responsabilidade do empregador de desempenhar todo o processo de gestão da compra e disponibilização do vale para o profissional que faz parte de sua equipe. 

Além disso, é útil saber que em 2017 a Reforma Trabalhista desencadeou algumas mudanças importantes, tendo trazido atualização sobre as horas que o profissional passa se deslocando até o trabalho.

A reforma definiu que o tempo gasto pelo profissional saindo da sua residência até a empresa e o seu devido retorno não é algo computado como jornada de trabalho. Dessa forma, foram encerradas as dúvidas sobre o tema. Na reforma ficou também definido que a empresa é proibida de pagar VT em dinheiro. 

A reforma também incluiu em seu texto a restrição de uso do vale-transporte para cobrir custos com aplicativos de transporte, limitando-o ao transporte público coletivo ou individual. Além disso, a reforma abordou os profissionais que se beneficiam do VT e as instruções para calcular a base desse benefício.

No mais, a reforma não trouxe nenhuma grande atualização legal sobre o VT. O objetivo da atualização, inclusive, era deixar o texto mais claro e objetivo, visando evitar que os profissionais tenham dúvidas em relação ao valor que deve ser pago aos colaboradores. 

Entender requisitos legais para o empregador e o empregado é fundamental

Todos os profissionais precisam compreender os requisitos legais, para que seja possível entender as responsabilidades do empregador de acordo com a CLT. 

A equipe de RH precisa estar sempre atualizada para não incorrer em erros. Saber quais são os requisitos legais é fundamental para que o empregador possa atuar de acordo com a legislação.

Tendo em vista que, a atuação adequada é fundamental para que a empresa possa desencadear satisfação de sua equipe. Bem como, possa evitar uma série de problemas jurídicos. Afinal, quando a empresa atua em conformidade com a legislação e tem toda a documentação em dia, não existe espaço para multas e sanções.

Como funciona o vale-transporte para funcionários?

O vale-transporte para funcionários é pago a partir do cálculo de quantas passagens por dia e qual é o valor gasto com elas que cada profissional precisa. Já que, um profissional pode precisar pegar 2 ônibus por dia, enquanto outro precisa de ônibus e trem. 

Por isso, cabe ao profissional esclarecer para o RH qual é o trajeto feito, quais condições cada pessoa pega e quanto custa. De modo que, seja possível efetuar o cálculo e a disponibilização do vale-transporte para que o profissional possa se deslocar. 

Após o cálculo, é possível identificar quanto a empresa irá pagar. Tendo em vista que, segundo a CLT a empresa deverá descontar até 6% do salário do profissional e deverá arcar com todo o custo excedente desse valor. 

O valor deve ser disponibilizado para o profissional desde o primeiro dia de trabalho. E se o profissional faltar ao longo do mês sem nenhuma justificativa, o valor do VT referente ao dia de falta deverá ser ressarcido para a empresa. 

Atualização junto ao RH em caso de mudança

Quando o profissional muda de endereço, quando ocorre uma alteração na rota do transporte público que afeta o itinerário do colaborador e quando o profissional deixa de depender do transporte público, ele precisa entrar em contato com o RH da empresa e notificar a equipe. Dessa forma, a equipe pode realizar a atualização dos dados.

O objetivo é que o profissional mantenha todos os comprovantes atualizados na empresa, garantindo que ele esteja resguardado e receba os valores adequados. Para alcançar esse objetivo, é necessário que o profissional disponibilize comprovantes, como o de residência, de modo a assegurar que todo o processo siga os trâmites legais.

Formas de utilização do benefício pelos funcionários

É importante destacar que as empresas não podem oferecer o benefício em espécie ao profissional, ou seja, devem fornecer um cartão de transporte ou outra alternativa que garanta o acesso ao transporte público. O profissional não pode utilizar o VT para outras finalidades.

Uma vez que o valor não faz parte do salário, ele é apenas um benefício que tem como objetivo garantir a circulação do profissional entre sua casa e seu local de trabalho. Por isso, o profissional não deve utilizá-lo para outras finalidades. Além disso, o benefício não deve ser empregado para transporte em aplicativos como o Uber.

Quando a empresa deseja disponibilizar outros benefícios para o colaborador que se desloca e não usa transporte público, precisa desenvolver uma política específica para tal. 

De modo que, possa disponibilizar o orçamento necessário e viabilizar que o profissional faça esses deslocamentos contando com a ajuda de custo da empresa que não é uma obrigação legal.

Como é calculado o valor do vale-transporte?

Falando sobre as condições para vale-transporte, é importante entender quais são os fatores considerados no cálculo do valor. Suponha um profissional que ganha R$3.000 por mês e precisa pegar 2 ônibus por dia (um de ida e outro de volta) ao custo de R$4 cada passagem. Temos o seguinte cálculo:

20 dias trabalhados x 2 (passagens diárias) = 40 passagens mensais.

Temos então 40 vezes R$4, que dá o total de: R$160. O máximo que pode ser descontado do salário é 6% para cobrir o VT. Portanto, 6% de R$3.000 é R$180, como o valor mensal é R$160, a empresa só pode descontar os R$160. 

Se esse profissional precisasse pegar 4 ônibus ao invés de 2, a empresa poderia descontar os R$180 e teria que arcar com o valor restante. 

Gestão do vale de cada profissional

A equipe precisa realizar a gestão do vale-transporte de cada membro da equipe mês a mês. Isso ocorre porque o valor precisa ser pago todos os meses, e nem todos os meses os profissionais utilizarão o mesmo número de passagens que no mês anterior. Afinal, alguns colaboradores não trabalham em feriados e têm folgas devido ao banco de horas, por exemplo.

Portanto, é útil realizar a gestão de forma individual, com o objetivo de assegurar que se obtenham bons resultados e que a equipe tenha acesso ao benefício de acordo com o que a legislação brasileira em vigor determina.

Como funciona o desconto do vale-transporte no salário?

O desconto no salário não pode ultrapassar 6%. Se o profissional opta por se deslocar de carro particular da empresa, é importante que o custo de gasolina seja disponibilizado pela equipe, tendo um monitoramento da quilometragem e uso do veículo.

Cada empresa deve se adaptar da forma que considerar mais adequada, sempre respeitando os limites legais. Além disso, é útil identificar que em algumas cidades as regras são diferenciadas, como ocorre em:

  • Fortaleza;
  • Rio de Janeiro;
  • São Paulo.

Que são capitais que adotaram legislações próprias em relação ao pagamento do valor referente ao transporte público de cada membro da equipe das empresas. Portanto, é indispensável que a empresa se adeque para atuar em conformidade com a legislação. Se o valor descontado for equivocado, o profissional deve procurar o RH.

De modo que, seja possível corrigir o erro para que o valor correto seja depositado na conta do colaborador. Cada profissional deve conhecer suas despesas e analisar os valores para que possa conferir o que está sendo pago e se a empresa está cometendo algum equívoco em seu holerite.

Afinal, erros podem ocorrer e questionar os colegas é fundamental para que seja possível corrigir o erro caso exista necessidade. Manter a comunicação clara e direta é algo indispensável para o cotidiano de colaboração entre todos os membros de uma empresa.

Quais funcionários possuem direito ao vale-transporte?

Todos os funcionários que se deslocam de ônibus para a empresa, incluindo aqueles contratados para cargos efetivos ou temporários e até mesmo aqueles em treinamento, têm direito ao benefício. A empresa paga o valor no primeiro dia em que o funcionário se desloca até a sede para desempenhar suas funções.

A empresa não pagará o benefício para o profissional que utiliza carro próprio para se deslocar até o trabalho, que faz uso de transporte financiado pela contratante ou que reside nas proximidades e, portanto, se desloca a pé. Os profissionais que realizam estágio obrigatório também não estão incluídos na lista daqueles com direito ao valor.

Condições que podem afetar a elegibilidade

Não receberá mais o vale transporte aquele profissional que deixa de usar o transporte público como meio para a chegada até o seu local de trabalho, por exemplo, ao adquirir um veículo próprio para se deslocar. Além disso, o profissional de férias também não recebe o benefício.

Uma vez que, não estará à disposição da empresa e por isso, não precisa do valor de transporte para ir até o local de trabalho. Em geral, a equipe volta a pagar o valor quando o profissional volta às suas atividades laborais. Seja para aqueles que vão tirar 30 dias de férias ou um período parcial.

Vale-transporte é o mesmo que vale-combustível?

Não! Pela legislação brasileira a empresa é obrigada a disponibilizar VT e não vale-combustível. No entanto, muitas empresas passaram a disponibilizar o vale combustível com o objetivo de garantir a satisfação dos seus colaboradores.

Afinal, é vantajoso para a empresa quando o profissional está satisfeito. Uma vez que, profissionais felizes e que valorizam seus empregos naturalmente tendem a produzir mais e ter qualidade nas entregas. Portanto, é importante ter clareza de que VT é obrigação e vale-combustível é benefício.

Cabe ao gestor identificar quais são os benefícios que são disponibilizados para cada profissional e estabelecer uma política interna séria para que se possa ter eficiência na distribuição de benefícios, visando que os profissionais possam ficar satisfeitos com as medidas adotadas pela empresa.  

Como funciona o pagamento do vale-transporte no home office?

Com a adoção do home office, é comum ter dúvidas sobre os benefícios que a empresa oferece, como o vale-transporte e o vale alimentação, por exemplo. Visto que, por não existir deslocamento obrigatório, o profissional não receberá o benefício. 

Nesses casos, a empresa pode optar por oferecer outro tipo de benefício visando a satisfação da equipe.

No entanto, não há obrigatoriedade legal de disponibilizar nenhuma alternativa para a equipe que trabalha em casa. Afinal, não há deslocamento físico e por isso, o profissional não precisará ser compensado obrigatoriamente. Em geral, as empresas adotam outros benefícios para manter a satisfação da equipe, envolvendo:

1. Auxílio home office

Quando parte da equipe trabalha remotamente, é possível desenvolver estratégias de auxílio como o subsídio de internet, fornecimento de equipamentos e soluções de suporte, para que todos possam manter o bom desempenho. Algumas empresas oferecem itens como uma cadeira confortável para que o profissional tenha boa postura durante o trabalho.

O benefício depende diretamente do tamanho da equipe, da logística envolvida e também da disponibilidade financeira de investir em medidas que visam trazer mais satisfação para cada colaborador individualmente.

2. Vale Cultura

Oferecer um valor para que os profissionais tenham acesso aos eventos culturais como teatro, cinema e shows é um tipo de benefício muito valioso. Tendo em vista que, é um investimento para que tenham bons momentos quando estão fora da empresa. Aspecto que contribui para a qualidade de vida do trabalhador.

Além disso, o vale cultura é interessante por contribuir para o desenvolvimento da pessoa. Afinal, quanto mais cultura se absorve, melhor tende a ser a performance da equipe. Uma vez que, a cultura é algo que faz a diferença na forma como a pessoa enxerga o mundo e se comporta.

3. Bônus de desempenho

É interessante oferecer bônus de desempenho para a equipe, visando motivar os profissionais que trabalham em home office a alcançarem metas específicas. Esse bônus pode ser uma compensação financeira ou outros benefícios que realmente sirvam para motivar a equipe.

4. Plano de saúde e plano odontológico

Reforçar ou melhorar o plano de saúde existente, além de oferecer benefícios relacionados ao bem-estar, como academias subsidiadas, aulas de yoga no local de trabalho, ou programas de assistência psicológica, para que o home office seja saudável para o profissional.

5. Cesta alimentação ou benefícios para refeição

Oferecer uma cesta alimentação ou um vale-refeição pode ser uma maneira prática de contribuir para as despesas diárias dos colaboradores, servindo como um método de incentivo. Fazendo com que eles se sintam mais beneficiados pela empresa, para que seja possível valorizar de fato os benefícios que são disponibilizados para cada membro da equipe.

6. Descontos em produtos ou serviços

Outra possibilidade para ter benefícios é que realmente estabelecer parcerias com empresas locais para oferecer descontos em produtos ou serviços pode ser uma forma de proporcionar vantagens aos colaboradores. Afinal, o profissional precisa se sentir realmente beneficiado pela estratégia que é adotada pelo RH. 

Por isso, é muito válido que a empresa procure ouvir os colaboradores antes de implementar um projeto de benefícios que visa satisfazer a equipe. De modo que, todos possam valorizar as medidas adotadas e perceber como um benefício de fato. 

7. Cursos e desenvolvimento profissional

Outra possibilidade para beneficiar a todos é investir em programas de treinamento e desenvolvimento profissional. Tendo em vista que, é um método para contribuir para o crescimento e aprimoramento dos colaboradores e que acaba impactando positivamente na performance alcançada por todo o time.

Dicas para o RH gerenciar o vale-transporte

Existe uma série de dicas importantes que o RH pode adotar na rotina para que consiga fazer uma boa gestão de vale-transporte, como:

Compreenda os detalhes da legislação

O profissional de RH precisa compreender as informações legais sobre as obrigações em relação ao pagamento de vale-transporte. Justamente para que possa entender as regras para cálculos, quem é elegível e quais obrigações a empresa deve cumprir.

Estabeleça políticas internas claras

É importante evitar ruídos de comunicação com a equipe quando o objetivo é manter a satisfação dos colaboradores. Por isso, é importante deixar claro quem tem direito ao recebimento, como ele será distribuído e quais são as expectativas em relação ao seu uso adequado. 

Dessa forma, não ficam espaços para dúvidas e problemas que geram conflitos. Vale a pena adotar uma comunicação clara, explicando o benefício e todos os detalhes para que não restem dúvidas.

Implemente sistemas automatizados

A utilização de sistemas automatizados é excelente para gerenciar o vale-transporte. Visando que se tenha maior controle dos créditos, é possível realizar cálculos automáticos e garantir um processo mais eficiente, que beneficia a empresa e os colaboradores que recebem o valor.

Garanta a atualização dos profissionais

A legislação brasileira está em constante evolução, assim como as questões da dinâmica de trabalho. Afinal, a empresa pode oferecer home office para um profissional a qualquer momento. Tendo isso em vista, é interessante garantir a atualização da equipe de RH, que pode passar por treinamentos e ter acesso a especialistas para esclarecer dúvidas.

Desse modo, a empresa evita incorrer em erros que geram problemas para o relacionamento dos profissionais no cotidiano laboral. Bem como, evita multas e sanções que podem ser desencadeadas após a equipe cometer equívocos nos pagamentos. Ter os melhores procedimentos internos é fundamental para o cotidiano de trabalho.

Auditorias regulares

É útil recorrer a auditorias regulares para garantir que o sistema de pagamentos adotado pela empresa esteja funcionando corretamente. Vale a pena incluir no processo a verificação dos registros de utilização, a conformidade com as políticas estabelecidas e a avaliação da eficácia do programa de pagamentos.

Considere a possibilidade de oferecer alternativas

Quando a empresa tem muitos colaboradores em ascensão financeira, adquirindo veículos próprios, é interessante buscar alternativas ao vale-transporte. Como é o caso do vale-combustível e até mesmo o estacionamento subsidiado nas proximidades da empresa. Sempre visando oferecer benefícios que garantam satisfação para a equipe. 

Ao atender as necessidades de diferentes grupos de funcionários, a empresa se torna mais inclusiva e possibilita real satisfação para os colaboradores. Aspecto que é muito importante para quem deseja ter uma equipe engajada e que efetivamente valoriza o próprio emprego.

Solicite feedback

Sempre que possível, solicite feedback dos funcionários sobre o programa de vale-transporte implementado na empresa. Isso pode revelar oportunidades de melhoria e garantir que o benefício atenda às necessidades da equipe. O que é importante para a manutenção da satisfação dos colaboradores.

Como lidar com solicitações e alterações no benefício?

Os gestores podem receber solicitações de alteração no benefício, por exemplo, quando o profissional deixa de usar ônibus e compra um veículo próprio. Nesses casos, cabe aos profissionais responsáveis realizar a solicitação dos documentos que comprovam que o profissional abre mão do direito por não se enquadrar nas regras.

Registrar é importante justamente por causa da necessidade de manter a conformidade legal e a satisfação dos funcionários. Uma vez que, a gestão de benefícios exige que a equipe atue em conformidade legal. 

Reunir todos os documentos necessários é fundamental para que as solicitações de alterações do pagamento de vale-transporte sejam feitas em conformidade com a CLT.

Caso contrário, a equipe incorre no risco de ser acionada juridicamente por estar oferecendo aos profissionais de sua equipe condições que não são as ideais ou de acordo com a legislação vigente. 

Mesmo quando a empresa opta por oferecer outros benefícios como o vale-combustível ou subsídio de estacionamento, ainda há necessidade de atuar em conformidade com a legislação em relação ao VT.

Afinal, perceba que a empresa tem profissionais de diferentes cargos e salários, e por isso, deve adotar medidas que tenham como objetivo garantir a satisfação dos colaboradores de todas as posições na empresa. 

Vale-transporte: um direito que continua sendo importante

Em resumo, mesmo tendo sido criado muitos anos atrás, o vale-transporte ainda é extremamente importante no dia a dia. Principalmente, nas grandes cidades onde naturalmente as pessoas precisam se deslocar por vários quilômetros entre a própria residência e a empresa. 

A correta gestão de benefícios é fundamental em todas as empresas, para que seja possível ter bons resultados na satisfação dos colaboradores e na conformidade legal

Aproveite as informações para que não cometa erros no cotidiano de gestão de vale-transporte dos colaboradores de sua equipe. E caso seja possível, é útil oferecer aos profissionais outros benefícios que sejam pertinentes, para manter o engajamento de todo o time.