O termo headcount pode ser traduzido literalmente como contagem de cabeças. Popular no universo do RH, é um termo que revela um indicador importante para a saúde da empresa. Por isso, é um indicador importante de gestão em RH, que influencia diretamente até mesmo os outros departamentos da empresa.
É importantíssimo entender para que serve e como o headcount influencia diretamente os planos estratégicos da empresa. Diante disso, nós trouxemos algumas informações que vão impactar seu cotidiano de gestão.
Afinal, acompanhar os indicadores da melhor forma possível é fundamental para que a empresa possa crescer e alcançar uma grande fatia de mercado.
Conhecer os principais indicadores, como aplicá-los e o que fazer para ter mais resultados fará toda a diferença no cotidiano do profissional de RH, aproveite as dicas e informações para beneficiar suas decisões e estratégias de gestão.
Headcount é um termo usado para denominar a contagem sobre o número de profissionais que fazem parte da organização ou de uma determinada equipe.
Como se pode imaginar, é um controle fundamental para que o RH possa ser mais estratégico em relação à empresa. Uma vez que, é um indicador que ajuda a decidir o momento de aumentar ou reduzir a folha de pagamento da empresa.
O controle contribui para que exista assertividade no planejamento orçamentário da empresa, possibilitando montar uma estrutura de equipe com qualidade e que tenha o investimento mais apropriado para a realidade da organização.
Todas as empresas podem se beneficiar ao usar o indicador como métrica para embasar decisões de contratação ou demissão. Afinal, é importante determinar se a equipe atual é suficiente ou está sobrecarregada. Além disso, é necessário planejar contratações para o médio e longo prazo.
Sempre considerando o headcount como um indicador relevante, para saber quantos profissionais são necessários para que a empresa tenha a eficiência pretendida, visando atender bem os clientes e garantir uma distribuição de demandas justa e eficiente.
Como o headcount difere de outras métricas de pessoal?
O headcount é uma métrica relativamente simples, que conta o número total de funcionários em uma empresa em um determinado momento. É como uma contagem total de cabeças, sem levar em consideração cargos ou funções específicas.
Outras métricas de pessoal, como a taxa de rotatividade, a produtividade por funcionário ou a análise de habilidades, oferecem uma visão mais detalhada do desempenho e da eficiência da equipe.
O headcount fornece uma visão panorâmica, enquanto outras métricas podem oferecer insights mais específicos e úteis para otimizar a força de trabalho. Portanto, esta métrica é importante, mas não deve ser analisada isoladamente, assim como as demais. É necessário considerar o panorama completo antes de tomar qualquer decisão relevante para a gestão da equipe.
Quais os benefícios de adotar o indicador headcount?
Adotar o indicador headcount é interessante e repleto de benefícios. Abaixo confira quais são as principais vantagens atreladas à adoção do indicador:
1. Monitoramento da força de trabalho em tempo real
Permite que a empresa monitore o crescimento ou a redução da equipe ao longo do tempo. Isso é valioso para avaliar o impacto de mudanças estratégicas ou de mercado. Dessa forma, as decisões são tomadas de modo muito mais assertivo, com base em dados coletados no cotidiano da empresa.
Se o RH não tem informações detalhadas sobre a equipe em tempo real, as decisões passam a ser lentificadas. Uma vez que, é preciso se informar antes de lançar uma vaga no mercado ou escolher quem precisa ser desligado da equipe.
A falta de um monitoramento preciso da equipe também pode induzir os profissionais de RH a cometerem erros na gestão da equipe. Afinal, se baseiam em informações que são antigas ou insuficientes para que a decisão seja positiva para a empresa e isso deixa muitas brechas para equívocos irreparáveis.
Não ter dados suficientes sobre a própria equipe pode gerar a oferta de oportunidades para aqueles que não estão preparados em detrimento daqueles que se esforçaram, gerando desmotivação para toda a equipe, por exemplo.
2. Identificação de tendências de crescimento ou redução
Ao analisar as mudanças no número total de funcionários ao longo do tempo, as empresas podem extrair insights valiosos sobre a dinâmica da sua força de trabalho. Além disso, quando a métrica é acompanhada de perto, é possível comparar os dados da empresa com os concorrentes.
A comparação é positiva para entender o grau de eficiência de sua equipe frente à concorrência. Permitindo, por exemplo, que os profissionais de RH direcionem investimento em treinamento, para que a equipe tenha uma performance melhor no próximo ciclo.
Ao identificar tendência de crescimento no mercado, é possível preparar a equipe e contratar novos talentos, visando que seja possível evitar uma sobrecarga dos profissionais e garantir que todos tenham uma boa performance, aproveitando as novas oportunidades para se tornar líder de mercado.
A identificação de tendências de crescimento ou redução é importante por contribuir para que a equipe possa se preparar frente aos movimentos de mercado. O que dá uma enorme vantagem competitiva para o negócio.
3. Planejamento estratégico de recursos humanos
O acompanhamento do indicador ajuda a empresa a planejar e alocar recursos com base no número de funcionários da equipe. Isso é crucial para o orçamento, espaço físico, e outros recursos essenciais.
Uma empresa que tem um projeto ambicioso de crescimento, por exemplo, não deve fechar contrato de locação de uma sede pequena por três anos com alta multa contratual por saída antecipada. Mas esse tipo de visão só é possível ao ter uma estratégia clara de crescimento e de número de profissionais que serão contratados para tal.
Se a equipe de RH não faz o acompanhamento do número de profissionais que serão necessários para alcançar os objetivos de curto e longo prazo, existem várias decisões que poderão ser tomadas de forma equivocada, gerando custos que poderiam ser evitados.
É por isso que o planejamento estratégico de recursos humanos a partir do acompanhamento da métrica é algo importantíssimo para que se tenha bons resultados de curto e longo prazo. Para garantir a tomada de decisões que vão influenciar positivamente no cotidiano do negócio.
4. Alinhamento do headcount com a estratégia empresarial
É importante perceber que a estratégia de headcount deve sempre estar alinhada com a estratégia empresarial. A empresa que deseja crescer precisa de um RH com atuação estratégica, analisando as possibilidades do mercado e alinhando a equipe para que todos possam contribuir diariamente para o resultado desejado.
A gestão de pessoas alinhada com a estratégia empresarial permite a potencialização dos resultados no longo prazo. Portanto, é uma medida de suma importância para a conquista de qualquer tipo de resultado.
Principalmente quando consideramos que o custo com pessoal é um dos maiores custos do negócio e por isso, é importante que a equipe seja bem gerenciada.
Profissionais engajados, que estão satisfeitos com as suas carreiras e que possuem oportunidade de crescimento tendem a impulsionar o negócio por perceberem que podem crescer com a empresa.
5. Tomada de decisões baseada em dados e evidências
A gestão de pessoas, contratação e demissões sempre devem ser baseadas em dados e evidências. Quando a empresa não é guiada por dados, a tendência é que as decisões tenham maiores chances de ser injustas. Uma vez que, os profissionais podem ser baseados por vieses inconscientes.
As preferências pessoais acabam influenciando as decisões que não são baseadas em dados e evidências. O que pode ser muito desmotivador para os profissionais que perdem oportunidades por falta de decisões baseadas em indicadores precisos.
Como funciona o indicador de headcount?
É importante perceber que o indicador de headcount tem algumas características específicas, que precisam ser conhecidas dos profissionais de RH para que seja possível fazer um bom uso do indicador no dia a dia. Diante disso, trouxemos alguns insights, confira:
Coleta de dados e fontes de informação
As informações para o cálculo do headcount são geralmente obtidas a partir dos registros internos da empresa, como bancos de dados de recursos humanos, sistemas de folha de pagamento e registros de contratação/demissão.
A cada nova contratação, o número total de funcionários é atualizado para refletir a inclusão do novo membro na equipe. O mesmo é válido para demissões efetuadas. A coleta de informações é um processo importante, para que a contagem seja assertiva e sem falhas.
Classificação e categorização dos funcionários
O headcount pode ser categorizado por diferentes departamentos, equipes ou unidades de negócios para fornecer uma visão maisdetalhada da distribuição da força de trabalho. Em alguns casos, é útil classificar os funcionários de acordo com suas funções específicas para análises mais detalhadas.
O tipo de classificação a ser feita dos funcionários contabilizados depende diretamente de qual é o objetivo da empresa com o uso do indicador. Lembre-se que, para fins de otimização da gestão, é importante ter dados detalhados.
Uma vez que, as informações mais esmiuçadas são úteis para fornecer um panorama de como está a empresa. A riqueza de detalhes influencia diretamente na possibilidade de tomar decisões bem informadas. Por isso mesmo, é tão importante ter o cuidado de sempre buscar um meio apropriado de classificar e categorizar os membros da equipe.
Com o intuito de que os detalhes coletados nos bancos de dados da empresa contribuam para que se possa traçar as estratégias mais apropriadas, com o intuito de evitar equívocos em decisões importantes e garantir que o RH esteja sempre com o planejamento para a equipe em dia.
Atualização regular para refletir mudanças na equipe
Qualquer mudança na posição ou função de um funcionário deve ser refletida no headcount. Promoções, transferências e outras movimentações internas impactam diretamente a contagem total.
Por isso, é interessante contar com sistemas informatizados para acompanhar a métrica no dia a dia, principalmente em empresas grandes.
Justamente para que seja possível ter uma atualização periódica, capaz de auxiliar no acompanhamento do indicador, visando que a equipe de RH esteja com os dados corretos para que nenhum erro possa prejudicar eventuais tomadas de decisão.
Integração do headcount com outros sistemas de RH
O headcount muitas vezes é integrado a outros sistemas de recursos humanos, como sistemas de gestão de desempenho, folha de pagamento e software de recrutamento. Isso facilita uma visão mais holística da gestão de pessoal.
A integração é benéfica para reduzir as chances de erros humanos no processo de contabilização. Afinal, com os dados obtidos através de sistemas confiáveis é possível
Utilização de análises comparativas para contextualização
É interessante fazer uso de análises comparativas com o intuito de identificar se a força de trabalho da equipe está eficiente, se é necessário investir em treinamento para aumentar a produtividade e uma série de outros detalhes.
A comparação costuma ser feita analisando não só os pares do mercado, como também analisando o próprio histórico da empresa, observando as metas alcançadas versus a força de trabalho disponível para tal. Dessa forma, a comparação é saudável e realizada com o intuito de melhorar os resultados da empresa.
Como utilizar esse indicador na prática?
Além de saber o que é o indicador, é importante compreender a utilização prática do indicador. Para que seja possível se beneficiar de seu uso na rotina de gestão dos profissionais, confira:
1. Aplicações práticas na gestão de recursos humanos
Utilize o headcount para antecipar as necessidades de pessoal, planejar contratações estratégicas e otimizar a estrutura organizacional. No cotidiano, monitore esse indicador para garantir que a equipe esteja alinhada com as metas e demandas operacionais, ajustando a força de trabalho conforme necessário.
Percebendo mudanças na dinâmica do negócio, é possível realocar a equipe com o intuito de garantir a máxima eficiência operacional. O que faz toda a diferença para que a gestão assertiva possibilite um bom aproveitamento da força de trabalho e cumprimento de metas ousadas, mesmo que não exista orçamento disponível para novas contratações.
2. Tomada de decisões informadas com base no headcount
Analise as variações no headcount em relação aos resultados operacionais para avaliar a eficiência da equipe com base no próprio histórico e identificar áreas que podem exigir ajustes.
Ainda com base no histórico, é possível fazer projeções futuras, ajudando na tomada de decisões estratégicas a longo prazo. Observe quais são as metas da empresa e o número de profissionais necessários para que possa alcançar tais metas.
Perceba que o indicador é extremamente estratégico por revelar qual é a capacidade de produção da equipe, contribuindo para que se possa ter convicção de que as metas desejadas poderão ser alcançadas com a força de trabalho disponível. E caso seja necessário, é possível planejar a janela ideal de oportunidade para contratar mais colaboradores.
Dessa forma, a gestão consegue reduzir custos ao contratar com uma estratégia clara guiando a decisão. Bem como, realizando a contratação no momento propício para que a equipe seja capaz de alcançar os resultados pretendidos.
3. Adaptação de estratégias de recrutamento e retenção
Analise o headcount em conjunto com taxas de rotatividade para identificar áreas de retenção que precisam ser abordadas. Além disso, é interessante observar no histórico se há um período no qual as demissões são mais frequentes, visando entender os motivos pelos quais os pedidos de demissão são realizados.
Observe também que empresas cíclicas precisam de contratações temporárias em determinados períodos do ano. Ao se antecipar é possível evitar que a equipe da empresa fique sobrecarregada. Visto que, a sobrecarga acaba aumentando a possibilidade de pedidos de demissão de profissionais importantes para a equipe, por exemplo.
4. Identificação de lacunas de competências
Ao categorizar o headcount por funções específicas, é possível identificar a existência de eventuais lacunas de competências e desenvolver planos para aprimorar as habilidades necessárias.
Seja por meio de treinamento da equipe ou eventual contratação de profissionais que supram as necessidades observadas.
Desenvolver programas de treinamento eficientes para sua equipe é fundamental para que seja possível ter a máxima produtividade, aproveitando os talentos internos do negócio. Capacitar os profissionais é positivo não só para a empresa, como também para o colaborador que se sente valorizado pelo investimento realizado para que ele possa se desenvolver.
Ao adquirir novas habilidades necessárias para a equipe, é natural que o colaborador desempenhe melhor, elevando o nível de resultados de todo o seu setor. Portanto, é um investimento importante que deve ser feito com estratégia.
5. Otimização da alocação de recursos humanos
Relacione o headcount com métricas de produtividade para entender a eficácia da alocação de recursos e otimizar a distribuição da equipe. A correta alocação dos recursos humanos é importante não apenas para a empresa, como também para o profissional.
Um colaborador que não consegue se posicionar em seu setor e ter bons resultados, dificilmente irá evoluir na carreira e trazer bons resultados. O que acaba gerando frustração e faz com que o profissional se sinta motivado a pedir demissão.
Por essa razão, é interessante sempre fazer a gestão estratégica, para que a equipe esteja bem posicionada.
Como se calcula o headcount?
O cálculo do headcount começa somando o número total de profissionais na organização, incluindo funcionários efetivos, terceirizados e estagiários.
Após essa contabilização, é essencial criar um organograma detalhado que destaque as responsabilidades de cada membro da equipe, permitindo avaliar a eficiência por setor e identificar áreas críticas.
O organograma também considera especificidades do modelo de negócio, como a necessidade sazonal de contratações adicionais. Por exemplo, uma empresa de chocolates pode requerer mais pessoal nos meses que antecedem a Páscoa. Ao analisar o headcount, é possível antecipar quais setores precisam de reforço, evitando impactos negativos na lucratividade.
A visão detalhada proporcionada pelo headcount é crucial para otimizar a gestão de talentos, permitindo ajustes estratégicos que impulsionam o desempenho global da empresa. Essa abordagem eficaz contribui para identificar áreas de destaque, pontos críticos e promover melhorias conforme necessário.
Utilização de ferramentas e software especializados
É interessante adotar ferramentas e softwares especializados para facilitar a dinâmica de headcount em empresas de médio e grande porte. Afinal, é crucial perceber que a gestão de equipe é dinâmica e exige uma abordagem condizente.
Quando um sistema é empregado, torna-se possível acompanhar a dinâmica da equipe, aproveitando informações atualizadas para embasar decisões bem informadas. A integração de softwares de gestão centraliza todos os dados em um só local, simplificando a administração.
A equipe de RH que utiliza bons sistemas tem maior facilidade em obter uma abordagem assertiva e estratégica, trazendo resultados positivos para a empresa no curto e longo prazo. Assim, é um investimento que gera economia e possibilita ótimos resultados para a empresa.
O que levar em consideração na hora de calcular o headcount?
O cálculo de headcount é dinâmico e requer uma análise cuidadosa de vários fatores para ser preciso. Incluir funcionários temporários e terceirizados é correto, mas exige atualização efetiva dos dados ao término dos contratos.
Atenção também é necessária para variações sazonais na força de trabalho, como necessidades específicas para o Natal ou Páscoa. Essas variações podem ser comparadas ao longo do tempo para entender a evolução da equipe.
Ao investir em tecnologia, é importante considerar a eficiência desse investimento para otimizar a força de trabalho. Isso pode significar a redução de contratos temporários, considerando a demanda a ser atendida e o investimento já realizado para aumentar a produtividade.
Dessa forma, o headcount é um indicador crucial, mas deve ser contextualizado. A análise do cenário completo é essencial para decisões informadas, assegurando que profissionais capacitados estejam alinhados com as metas da empresa.
Diferenças entre headcount bruto e líquido
É útil perceber que a equipe de RH pode separar o headcount em líquido e bruto, sendo o indicador bruto a contabilização de todos os profissionais diretamente envolvidos no cotidiano da empresa e o líquido o resultado de algumas exclusões, nós trouxemos mais detalhes sobre os indicadores, confira:
Headcount Bruto
O headcount bruto é a contagem total de todos os funcionários em uma organização, sem exclusões ou ajustes específicos. No cálculo estarão inclusos os funcionários em tempo integral, parcial, temporários, estagiários, terceirizados e qualquer outra categoria de trabalhadores.
Geralmente, o indicador bruto é utilizado para fornecer uma visão geral e inclusiva do tamanho da força de trabalho da empresa. É uma métrica ampla usada para fins de relatórios regulatórios, planejamento de recursos e análises de tendências de crescimento.
Headcount Líquido
O headcount líquido, por sua vez, é a contagem de funcionários após a aplicação de exclusões ou ajustes específicos que consideram a realidade da empresa. São excluídos em alguns casos os contratados externos, freelancers ou trabalhadores temporários. Assim como, também são excluídos os funcionários em licenças não remuneradas, aqueles que cumprem aviso prévio de demissão.
Em alguns casos, a organização pode optar por excluir certos grupos de funcionários do headcount líquido por motivos estratégicos, como durante uma reestruturação ou fusão, adaptando o indicador para a necessidade vigente da equipe.
É um indicador usado por ser mais focado em fornecer uma visão específica e ajustada da força de trabalho, considerando exclusões estratégicas ou situações temporárias.
Indicador de headcount e projeção de cenários
Um dos principais benefícios de contar com o indicador de headcount é justamente a possibilidade de projetar cenários. Com o indicador é possível se antecipar frente a eventuais mudanças no quadro de funcionários. Bem como, identificar necessidades futuras de contratação ou redução de equipe.
Aspectos importantes para que se possa ter um planejamento de médio e longo prazo de acordo com os objetivos da empresa.
Afinal, estabelecer uma estratégia de médio e longo prazo é justamente o que faz com que o RH seja capaz de trazer resultados acima da média para a empresa, gerando maior competitividade para o negócio. Entenda mais detalhes:
1. Antecipação de mudanças no quadro de funcionários
A antecipação de mudanças é um dos fatores mais interessantes do uso do indicador. Tendo em vista que, permite ao RH se programar para que possa lidar com eventuais mudanças que vão impactar a empresa.
Toda empresa acaba planejando mudanças no quadro de funcionários com o passar dos anos. Afinal, é importante que os colaboradores tenham progressão de carreira, o que abre novas vagas e gera a necessidade de novas contratações. Além disso, é importante estar preparado para que possa substituir profissionais críticos rapidamente em caso de pedidos de demissão.
Uma empresa que sabe que o profissional está há muitos anos na mesma posição, sem um aumento expressivo de salário ou sem receber investimentos em sua carreira, precisa adotar uma ação estratégica para evitar que o colaborador peça demissão por estar insatisfeito.
Tudo isso só é possível a partir da análise antecipada para estar pronto para eventuais mudanças no quadro de funcionários.
2. Previsão de necessidades futuras de contratação ou redução
Com base nos dados de headcount é possível prever se a empresa irá precisar contratar em breve, analisando os resultados e a capacidade de produção da equipe atual.
Quando o RH tem capacidade de prever necessidades futuras, é possível atuar de forma muito mais estratégica, mantendo o negócio alinhado ao mercado e oferecendo resposta rápida às eventuais mudanças incontroláveis.
3. Análise de impacto de eventos externos no headcount
É importante se preparar para eventuais movimentos do mercado que são incontroláveis. Muitas vezes uma crise no mercado é imprevisível e requer uma resposta rápida. O que faz com que seja importante saber de antemão em qual setor é possível realizar cortes, por exemplo.
O mesmo é válido para momentos de pico no consumo, motivados por fatores externos que são incontroláveis. É importante saber qual é a área crítica que precisa de novos colaboradores e qual perfil procurar.
Para que a rápida adaptação seja um trunfo da empresa frente ao mercado, viabilizando o atendimento de qualidade das demandas existentes.
Qual a importância do indicador headcount para as empresas?
Em resumo, o headcount é um indicador estratégico, que permite dimensionar a equipe corretamente, para que seja possível ter uma boa relação entre o custo do negócio e a eficiência da equipe.
Através do alinhamento entre headcount e objetivos organizacionais, é possível ter um crescimento saudável, alinhado com as expectativas dos responsáveis e que traga bons resultados financeiros para a empresa. A eficiência na gestão de custos e de pessoal são diferenciais competitivos para todos os negócios.
Aqueles que desejam crescer precisam de uma equipe de RH atenta e capaz de preparar o negócio para todos os cenários que o mercado pode revelar.
Checklist para planejamento de headcount
Para implementar o headcount em seu negócio com eficiência, é interessante seguir alguns passos visando a obtenção dos melhores resultados possíveis, confira:
Avalie as metas e objetivos organizacionais, para fazer o correto alinhamento entre a equipe e os objetivos a serem alcançados;
Análise do ambiente de negócios e tendências do setor, para reduzir as chances de ser pego de surpresa por mudanças no mercado;
Faça a revisão contínua e atualização da estratégia de headcount, consciente de que é um indicador que muda com o tempo;
Mantenha a comunicação eficaz com as partes interessadas, para garantir alinhamento das estratégias;
Faça a integração com outras métricas e indicadores de RH, para obter mais informações e uma visão mais detalhada.
Sabendo o que é headcount e seguindo o checklist, a aplicação do indicador será eficiente e sua equipe terá os melhores resultados possíveis.
