A estratégia e a efetividade são fatores essenciais para uma gestão de pessoas eficiente. Neste sentido, os softwares de RH passaram a ganhar cada vez mais espaço nas rotinas corporativas.

Foi-se o tempo em que os profissionais de Recursos Humanos tinham um papel apenas operacional. 

Reduzir a burocracia e focar em mais produtividade, passou a ser uma necessidade para as empresas que desejam ter uma gestão diferenciada. 

Ter um RH estratégico e pautado em dados, números e indicadores, é fundamental para tomada de decisões estratégicas. Por meio da automatização, estes profissionais conseguem identificar tendências, traçar metas, diminuir erros e gerenciar processos. 

Consequentemente, fica mais fácil construir uma cultura organizacional fortalecida, o que é essencial para a retenção de talentos. Para tanto, uma ótima maneira de alcançar essa excelência na operação, é por meio dos softwares de RH.

Neste artigo, exploraremos melhor o que é essa ferramenta, quais os benefícios de utilizá-la, e outras questões fundamentais, que auxiliarão sua empresa a potencializar o trabalho do seu RH. Siga a leitura e confira!

O que são softwares de RH?

Antes de compreendermos melhor todos os benefícios e funcionalidades oferecidos pelos softwares de RH, é importante conhecer o que são essas ferramentas.

Essas tecnologias são sistemas desenvolvidos com o objetivo de servir como um auxílio nas atividades do RH.

Desse modo, eles otimizam processos de recrutamento e seleção, monitoram o clima organizacional e gerenciam a performance dos colaboradores. 

Além dessas situações, as tecnologias ajudam na mensuração de outros eventos da jornada de trabalho, como controle de ponto e frequência, administração de benefícios e gestão da folha de pagamento.

À primeira vista, parece muita coisa para um mesmo sistema, mas é justamente isso que torna os softwares de RH uma excelente ferramenta para as operações. 

Por esses e outros diferenciais, as tecnologias de automação acabam assumindo um papel indispensável na gestão de pessoas.

Como funciona um software de RH?

Em relação ao funcionamento dessa ferramenta, não há grandes segredos. 

Apesar das funcionalidades dos softwares de RH poderem variar de plataforma para plataforma, em linhas gerais, o processo ocorre em quatro passos principais. 

São eles: coleta e armazenamento de dados, processamento de dados, acesso e automação, análise e relatórios.

Abaixo, vamos entender melhor como funciona cada uma dessas etapas:

1. Coleta e armazenamento de dados

A primeira etapa é a coleta e armazenamento de dados inseridos na ferramenta. 

Os mais comuns são: informações pessoais do candidato e outros detalhes da jornada de trabalho, como detalhes do contrato, histórico de emprego, registros de desempenho e eventuais benefícios concedidos. 

Os dados podem ser inseridos no sistema manualmente ou de forma integrada, com outros softwares de recrutamento ou gerenciamento da folha de pagamento. 

2. Processamento de dados

Depois que essa etapa é finalizada, os softwares de RH fazem o processamento dos dados, conforme as determinações previamente escolhidas. 

Isso pode incluir a automatização dos cálculos da folha de pagamento e o gerenciamento da política de benefícios, por exemplo.

É importante que os gestores definam quais serão as métricas avaliadas, para que a ferramenta consiga entregar ainda mais eficiência nos processos.

3. Acesso e automação 

A etapa do acesso e automação é uma das mais importantes no processo de funcionamento dos softwares de RH.

Nela, os gestores e colaboradores têm contato com o sistema, por meio de uma interface de usuário.

Com isso, é possível realizar uma série de atividades, como solicitação de férias, abono de faltas, revisão de desempenhos e distribuição de feedbacks

Muitas dessas ferramentas também contam com funcionalidades extras, que permitem enviar determinados lembretes ou avisos aos funcionários.

4. Análise e relatórios 

Por fim, após o processo de automação dos dados ser finalizado, os softwares de RH geram relatórios e análises.

Esses insights servirão como base para que os gestores de RH consigam mensurar índices como, turnover, custos com pessoas, satisfação e bem-estar.

Desse modo, é possível tomar decisões assertivas e estratégicas, aplicando correções e implantando melhorias nos processos que, eventualmente, estejam com falhas. 

Quais os principais softwares de RH?

Diferentemente do que algumas pessoas podem pensar, existem diferentes tipos de softwares de RH.

Cada uma dessas plataformas possui finalidades específicas, que auxiliam os gestores na realização de tarefas distintas.

Abaixo, listamos os principais softwares de RH existentes. Confira:

Recrutamento e seleção 

As plataformas de recrutamento e seleção são uma das ferramentas mais comuns utilizadas nas rotinas de RH. Por meio delas, é possível mapear candidatos ideias para as vagas que estão abertas na empresa.

Isso é possível graças ao uso da Inteligência Artificial (IA), que ajuda a reduzir os erros durante o processo seletivo. Desse modo, fica muito mais simples encontrar perfis alinhados à cultura da empresa, minimizando as chances de ocorrer turnovers.

A plataforma de gestão de recrutamento da JobConvo ajuda a reduzir em até 50% o tempo de duração dos processos seletivos. 

Assim, é possível personalizar os testes técnicos, permitindo que os recrutadores consigam conhecer melhor os candidatos e as suas habilidades. 

Treinamento e desenvolvimento

O processo seletivo não acaba no momento da contratação do colaborador. Para que ele consiga cumprir bem as suas funções, é preciso que haja treinamento e desenvolvimento constante.

Esse desafio que muitos gestores enfrentam, também pode ser minimizado com um software de RH. Ferramentas que permitem que os colaboradores se desenvolvam, ajudam a capacitá-los e aperfeiçoá-los para os desafios diários. 

Desse modo, é possível elaborar planos de carreira, que além de engajar ainda mais os funcionários, também contribuem para que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

Gestão de talentos

Essa situação está interligada à anterior, afinal, não basta recrutar e desenvolver. Também é preciso gerir os talentos. É fundamental ter ferramentas que auxiliem os gestores a acompanhar a evolução dos colaboradores. 

Isso pode ser feito de forma muito mais efetiva com a utilização de softwares de RH que gerenciam talentos.

Assim, além de contribuir para o crescimento coletivo da instituição, a ferramenta também auxilia na identificação de futuros perfis em potencial para assumir cargos de liderança. 

Consequentemente, a empresa estará se antecipando, e evitando custos desnecessários com eventuais futuras contratações. 

Controle de ponto 

Quando falamos de automação dos processos organizacionais, não há como deixar de citar o controle de ponto. Esse é um dos principais softwares de RH, e que são essenciais para sua operação.

Por meio dele, os gestores conseguem fazer o gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores, de forma 100% digital.

O módulo de gestão da MarQ. é uma solução bastante completa, pois une gestão de benefícios e controle de ponto em uma mesma plataforma. Totalmente digital, o sistema pode ser instalado em qualquer dispositivo móvel, como tablets, celulares e notebooks. 

Nela, os gestores têm acesso a relatórios personalizados e instantâneos, além de uma série de outras facilidades, que garantem mais eficiência no controle da jornada de trabalho. 

Moderno, ágil e prático, esse software de RH ajuda a tornar a rotina do RH ainda mais simples e estratégica. 

Folha de pagamento 

A folha de pagamento também é um software de RH essencial para sua operação.

A tecnologia utilizada no desenvolvimento desta solução, permite que os lançamentos e cálculos dos eventos da jornada de trabalho ocorram de forma automatizada.

Desse modo, o processo de fechamento de folha ponto fica mais ágil, otimizando o trabalho do RH. Com a possibilidade de poder centralizar as informações da jornada de trabalho em um único lugar, evita-se atrasos e erros nos cálculos dos pagamentos.

Além disso, esse software de RH pode ser integrado à plataforma de controle de ponto, garantindo ainda mais eficiência no processo.

Distribuição de holerites

Quando falamos da folha de pagamento, outra questão que vem à tona diz respeito aos holerites.

Saber distribuí-los corretamente, é fundamental para garantir uma gestão mais efetiva da jornada de trabalho.

Para isso, ter um software de RH que automatize o envio dos holerites, acaba sendo indispensável, pois essa também é uma forma de otimizar a rotina do RH e torná-lo mais estratégico.

Avaliação de desempenho 

Ao longo do texto, já comentamos sobre a necessidade de ter uma cultura de feedback na empresa. Melhorar a comunicação interna é um fator chave para o crescimento organizacional.

Por isso, ter um software de RH que proporcione a criação de um canal aberto, é indispensável.

Por meio destas plataformas, as empresas conseguem fazer a coleta e análise de métricas fundamentais. Essa avaliação de desempenho contínua auxilia no desenvolvimento coletivo e facilita na aplicação de melhorias nos processos organizacionais. 

Automatização de benefícios 

Ter uma gestão de benefícios corporativos é indispensável para garantir a retenção de talentos e reduzir os índices de turnover

Por isso, nada melhor do que automatizar todo esse processo em um único lugar.

Além de auxiliar os gestores a se organizarem melhor, os softwares de RH que gerenciam benefícios, proporcionam uma experiência única aos colaboradores, que terão total garantia de que tudo que foi acordado no processo seletivo, está sendo cumprido.

Esses fatores são fundamentais para a construção de uma cultura organizacional fortalecida. 

Por que utilizar softwares de RH na operação?

Ao longo do texto, falamos muito sobre automatizar as rotinas na gestão da jornada de trabalho. 

Mas, você pode estar se perguntando: por que devo utilizar esses softwares de RH na operação? Em outro artigo, comentamos a respeito de como a Indústria 4.0 modificou muitos processos existentes. Isso não foi diferente no RH. 

Aumentar a produtividade, reduzir o tempo gasto em atividades burocráticas e focar nas pessoas, são alguns dos maiores desafios enfrentados por estes profissionais. 

Porém, com o auxílio da tecnologia advinda da Indústria 4.0, muitas dessas atividades passaram a ser simplificadas. Assim, a rotina da gestão de pessoas passou a ser cada vez mais eficiente e assertiva. 

Para além de automatizar o recrutamento e seleção, controle de ponto e folha de pagamento, existem muitos outros motivos para utilizar os softwares de RH.

Todas essas plataformas possuem recursos de avaliação de desempenho e acompanhamento de metas. Assim, os gestores conseguem monitorar o progresso dos colaboradores, fornecer feedbacks e identificar possibilidades de melhorias.

Por meio dos relatórios gerados, o RH também consegue analisar diversas métricas importantes, como rotatividade, custos com pessoal, diversidade e inclusão.

Com esses dados relevantes em mãos, fica muito mais simples tomar decisões assertivas e estratégicas.

Além disso, a grande maioria dos softwares de RH são customizáveis. Isso quer dizer, que eles são personalizáveis às necessidades da empresa. 

Essa customização permite que os gestores adaptem o sistema conforme as demandas da organização, garantindo que ele acompanhe o crescimento organizacional. 

Vantagens de ter um software de RH

Para além dos motivos citados anteriormente, os softwares de RH oferecem muitas outras vantagens. Abaixo, nós listamos quais são as principais. Confira:

1. Redução de erros

Apenas a título de curiosidade, o Brasil é um dos países que mais sofrem com processos trabalhistas no mundo. Entre as maiores causas, está o não pagamento das horas extras, que lidera o ranking elaborado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Além da má gestão na jornada de trabalho, muitos desses processos ocorrem por conta de erros nos cálculos da folha de pagamento.  

Ao automatizar os cálculos com os softwares de RH, é possível reduzir significativamente a incidência de erros. Consequentemente, o RH garante muito mais efetividade e agilidade no fechamento da folha de ponto.

2. Evolução constante

Uma das principais virtudes trazidas pelos softwares de RH, é que eles são projetados para acompanhar as regulamentações trabalhistas.

Justamente por isso, essas ferramentas ajudam a garantir que as empresas estejam em conformidade com as leis vigentes. Percebeu como essa situação está interligada à redução de erros?

A automatização das rotinas da jornada de trabalho é fundamental para que a instituição acompanhe a evolução contínua pela qual passam as rotinas corporativas.

3. Melhora na comunicação 

Ruídos na comunicação interna sempre fizeram parte das rotinas das empresas.

A falta de uma cultura de feedback e de escuta ativa, tem um grande potencial de minar o clima organizacional, problema pode ser eliminado com a utilização de softwares de RH.

Muitas dessas plataformas incluem recursos que facilitam a comunicação interna, como mensagens instantâneas com o RH, painéis de notícias e fóruns de discussão.

Todas essas facilidades ajudam a melhorar a comunicação entre os colaboradores e o RH e promovem um ambiente de trabalho mais saudável. Essa soma de fatores proporcionam uma gestão mais eficiente e corroboram para o sucesso geral da empresa. 

Quais cuidados ter ao escolher um software de RH?

No entanto, para que todas essas vantagens sejam obtidas, é necessário tomar alguns cuidados ao escolher qualquer tipo de softwares de RH. É importante levar em consideração alguns critérios, para garantir que a ferramenta consiga cumprir com sua função. 

Abaixo, nós listamos quais são os principais tópicos que você deve considerar. Confira: 

Conformidade legal

Esse é um dos principais pontos que você precisa ter atenção. Quando falamos sobre segurança, é natural algumas pessoas se questionarem se os softwares de RH estão em conformidade com as leis.

Essa é uma questão importante, especialmente se levarmos em conta a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD). Ela é responsável por estabelecer regras e diretrizes para o tratamento de dados pessoais por parte de organizações públicas e privadas.

Por implicar diretamente no trabalho do RH, é importante compreender as suas determinações. Assim, evitam-se erros decorrentes da má gestão e do desconhecimento dessa legislação. 

Por isso, ao escolher um software de RH, procure saber se ele garante a proteção e a segurança dos dados pessoais dos colaboradores. 

Aplicabilidades

Não basta que os softwares de RH sejam capazes de garantir a segurança da gestão. Também é preciso que essas plataformas tenham todas as funcionalidades necessárias à empresa.

Por isso, é essencial que você tenha em mente quais são as principais demandas da organização. Recrutamento, controle de ponto, gestão da folha de pagamento, distribuição de holerites… Independentemente de qual seja a aplicabilidade.

Caso escolha um controle de ponto, considere ferramentas que tenham recursos como reconhecimento facial e geolocalização.

Se for utilizar uma plataforma de recrutamento, de preferência para as que têm recursos como divulgação de vagas e triagem de currículos. 

Além disso, os softwares de RH também devem conter uma interface amigável e intuitiva, para facilitar a usabilidade do usuário.

Custo-benefício

A principal premissa da automatização do RH é reduzir custos e aumentar a produtividade. Portanto, analise se as funcionalidades oferecidas pelo software de RH compensam o preço pago.

Observe eventuais custos que podem estar envolvidos, como manutenção, suporte e treinamento. Também é importante constatar se o sistema é bem avaliado no mercado.

Isso é importante para evitar contratempos. Lembre-se de que o barato, às vezes, pode sair caro. 

Conclusão 

Você compreendeu melhor quais são os principais softwares de RH e como eles são essenciais na gestão de pessoas.

Ter um setor de Recursos Humanos estratégico, feito por pessoas e para pessoas, é fundamental para o crescimento organizacional, afinal de contas, a evolução tecnológica deste setor não é um diferencial, mas sim, uma exigência.

Empresas que promovem essa transformação digital conseguem ser referências positivas no mercado. 

Desse modo, é possível atrair e reter os melhores profissionais do mercado, além de contribuir para a construção de uma cultura organizacional fortalecida. 

Começar essa revolução digital pode ser um desafio. Por isso, antes de escolher um software de RH, conheça quais são as necessidades da sua empresa. Ao escolher a ferramenta ideal e integrá-la de forma eficiente aos processos, você conseguirá maximizar sua gestão de pessoas. 

Assim, os objetivos dos colaboradores estarão alinhados com os da empresa, o que é fundamental para o sucesso do negócio. 

Ao seguir essas dicas, independentemente de qual ferramenta você escolher, pode ter certeza de que ela irá contribuir estrategicamente para um crescimento coletivo e organizacional.