Los objetivos de las reuniones productivas están enfocados a encaminar nuevas acciones de la empresa, fijar metas, hacer una presentación, entre otros. Sin embargo, no siempre se completa con el resultado esperado.
Esto sucede por varios aspectos previos a la reunión, como por ejemplo, no elaborar un objetivo, la falta de colaboradores que sean importantes para el resultado de la reunión, además del conflicto. Todo esto corrobora que una reunión lejos de ser productiva se convierta en un auténtico caos.
Por eso, en este post vamos a comentarte los principales consejos para que tus reuniones sean realmente productivas y para que obtengas el resultado que deseas. ¿Vamos?
La reunión de decisión se explica por sí misma, ¿verdad? Se realiza con el objetivo de reunir a las personas adecuadas, es decir, a los tomadores de decisiones en un solo lugar para tomar una decisión respecto a un determinado tema.
Normalmente, estas reuniones no acostumbran llevar mucho tiempo, ya que se anticipa el tema y el motivo de la reunión es la decisión final del equipo.
Así, el tiempo promedio de una reunión de decisión es de 15 a 60 minutos.
– Reunión de discusión:
La reunión de discusión tine como objetivo abordar un tema definido y buscar una respuesta final sobre el mismo. Así, es esperado que enese tipo de reuniones, todos los miembros expresen su propia opinión.
Si bien es una reunión que tiene como objetivo discutir un tema en cuestión y puede haber diferentes opiniones, el tiempo promedio para la misma es de una hora.
Sin embargo, para que la reunión termine dentro del tiempo asignado, el líder necesita controlarlo, ya que es común que los participantes terminen divagando y huyendo de los puntos que realmente están en la agenda.
– Reunión de presentación:
Por último, tenemos la reunión de presentación. Esta presentación puede ser sobre muchas cosas. Este es un espacio donde los participantes tienen la oportunidad de aclarar sus dudas, si es necesario.
Así, una reunión de presentación es la más tradicional, donde una sola persona habla mientras los demás escuchan, si surgen dudas se pueden preguntar al final de la presentación.
Así como los modelos anteriores, el tiempo de reunión es de 30 a 60 minutos. Además, es necesario establecer un tiempo para las preguntas.
Aquí es necesario tomar mucho cuidado con la presentación. Si es muy cansativa, demorar en terminar y no dejar un espacio para preguntas, puede conducir a problemas futuros.
¿Paso a paso sobre cómo tener reuniones productivas?
– Establece el tono de la reunión:
Para comenzar es fundamental que quien controlará la reunión se pueda organizar, pues, será necesario un facilitador para promover la interacción saludable entre los participantes.
Por lo tanto, es importante que se prepare para la reunión determinando el propósito de la reunión y revisando poco a poco, así como los resultados que espera al final de la reunión.
Además, como mediador necesitarás mantener al grupo enfocado, especialmente en situaciones de dispersión, además de avanzar hasta encontrar una solución al problema abordado.
– Reuniones productivas – Avisa el tema antes:
No puedes tener reuniones productivas si tuequipo es tomado por sorpresa y no tiene idea de por qué decidiste realizar una reunión, ¿verdad?
Idealmente, haces una táctica previa al trabajo, informando a todos unos días antes de la reunión. Si tiene tareas que hacer, asígneles una a cada uno y proporcione información adicional según corresponda.
Justo al inicio de la reunión, refiere la información complementaria y las tareas que comentaste, para que el equipo sintonice lo que estás hablando y se centre en lo que se abordará a continuación.
– Utiliza el material previamente enviado al equipo en la reunión:
Durante la reunión, comienza utilizando los elementos de trabajo como hilo común para guiar toda la reunión.
Si en algún momento terminas pasando a otro tema, entonces pide, de manera amable, que el grupo regrese al tema que se está discutiendo.
Lo mismo se debe hacer si algún miembro del grupo avanza un tema. Recuérdales que esto se tratará más adelante y que deben tener paciencia.
– Reuniones productivas – Haz que todos los miembros participen:
Apesar de solo llamar a las personas necesarias para participar en la reunión y que estén interesadas en el tema, cada integrante tiene una personalidad, como por ejemplo:
Los más tranquilos.
Apresurados.
Los que intentan controlar el asunto y adelantarse a los demás.
Los timidos que sólo oyen y hablan poco.
Para tener una reunión productiva durante esta situación, es necesario involucrar a todos los participantes tomando algunas medidas como:
Anota lo que cada uno dice y al que no hable pregúntele qué piensa.
Coordina un horario para que todos hablen.
Preste atención a las personas tímidas haciéndoles preguntas.
Calma a los más precipitados y dominantes.
Con las notas en la mano, tendrás un buen resumen de lo dicho, que te ayudará a encontrar la solución que te trajo hasta este momento.
– Coloca las agendas de las reuniones en acción:
Con todas las pautas mencionadas en la reunión, es necesario que el momento sea lo más objetivo posible. Para eso, anota todo lo que se debe hacer después de finalizar el encuentro.
Relata lo que se debe hacer y define quién será la persona que deberá realizar la tarea hasta la próxima reunión. Es importante que fijes una fecha final para realizar la actividad.
Después de eso, confirma todos los detalles para que nada se salga del camino o se interprete de manera diferente.
– Discute los escenarios y los desafíos potenciales:
Es muy probable que las acciones que se tomen después de la reunión no presenten escenarios perfectos y que haya desafíos que se deban enfrentar a lo largo de los días.
Recuérdele a tu equipo que estas situaciones son naturales y presentan posibles soluciones que pueden ayudar en el camino como un todo.
Además, es importante que estés disponible para resolver algunas situaciones y ayudarlos a superar las dificultades.
– Determina una fecha para una nueva reunión:
Por último, es muy importante que fijes una fecha para la próxima reunión. Si esto no es posible, da una opción, al menos aproximada, para que puedan tener algunas acciones anticipadas.
Si te encuentras con ellos, haz algunas referencias con respecto a la próxima reunión y solicita actualizaciones sobre cómo van las cosas.
Consejos extras sobre cómo hacer que tus reuniones sean productivas
– Deja bien claro el motivo de la reunión:
Para poder comprobar y determinar si una reunión fue productiva o no, es necesario saber si se alcanzó el objetivo esperado, es decir, si en ella se logró lo esperado.
Si comenzó sin razón aparente, entonces no debería haberse hecho en absoluto. Eso es porque, las reuniones productivas son aquellas que tienen un objetivo específico para existir.
Por lo tanto, antes de programar cualquier tipo de reunión, es fundamental que tengas muy claro el objetivo de por qué se debe realizar. Algunas preguntas que pueden realizarse:
¿Qué problema quieres resolver?
¿Qué se discutirá en la reunión?
¿Cuáles son los resultados que necesitas tener al final de la reunión?
Realizar este tipo de preguntas te ayudará a comprender mucho mejor el problema que tienes y lo que pretendes resolver durante la reunión.
– Convoca a la reunión sólo a quienes deben estar en ella:
Uno de los errores más comunes de las reuniones es convicar a personas que no importa si son llamados o no. Este fue incluso uno de los supuestos de Apple en la época de Steve Jobs en sus reuniones. Sólo las personas que necesitan estar allí deben estar.
Inclusive, Jobs ya había echado a una empleada de la sala porque no participaba en la conversación y por tanto su presencia no era tan necesaria como pensaban.
Claro, lo ideal no es expulsar a los empleados de la sala, sino evitar este tipo de errores y llamar solo a las personas que necesitan estar ahí, para que sea productivo.
– Reuniones productivas tienen un tiempo para cada tema:
Incluso las reuniones puntuales y productivas tienden a tener muchos temas que cubrir, y eso está bien. Lo que no está bien es que cada una de las pautas tome mucho tiempo.
Cuando eso sucede, es común que falte tiempo para hablar de otros temas que fueron tan importantes como los anteriores.
Por esa razón, es fundamental evitar que este tipo de situaciones se presenten, y para ello, una alternativa es organizar el tiempo para cada uno de los temas, comenzando siempre por los más importantes.
Es importante que menciones la agenda y dejes tiempo para que todos hablen un poco del tema y, si al final aún no se ha concretado, trata de programarlo para finalizarlo en otro momento y luego hablar solo de esta agenda.
Controlando el tiempo, evitas que tu equipo acabe dispersándose, hablando de temas que no tienen relación, de lo que en realidad se está hablando.
