O Business Process Management (BPM), ou Gestão de Processos de Negócio, é uma abordagem sistemática para melhorar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade dos processos organizacionais.
Ele envolve a análise, a implementação, o monitoramento e o controle dos processos de uma empresa para garantir que eles funcionem de maneira eficaz e alinhada com os objetivos estratégicos da organização.
Neste artigo, veja sobre essa prática, como funciona, as vantagens, quais processos merecem mais foco e outros detalhes estratégicos. Vamos conferir e aprender mais?
Inicialmente, saiba que o Business Process Management (BPM) traduzindo para o português significa Gestão de Processos de Negócio. Quanto ao seu significado, pode ser entendido como o gerenciamento, otimização e automação de processos.
Logo, trata-se de uma abordagem gerencial que visa melhorar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade dos processos organizacionais.
Em sua essência, o BPM envolve a análise, a implementação, o monitoramento e o controle dos processos de negócios de uma empresa para garantir que eles funcionem de maneira eficaz e alinhada com os objetivos estratégicos da organização.
O Business Process Management pode ser definido como um conjunto de práticas, técnicas, automação e uso de ferramentas que permitem às organizações modelar, automatizar e otimizar seus processos de negócios para alcançar melhorias contínuas.
Isso envolve uma abordagem sistemática para identificar, documentar, analisar e melhorar os processos existentes, bem como para projetar e implementar novos processos conforme necessário.
Objetivos do BPM
Nesse contexto, precisamos ressaltar que dentre os principais objetivos do BPM, podemos destacar:
Aumentar a eficiência operacional: Reduzir o tempo e os recursos necessários para executar tarefas, eliminando atividades desnecessárias, simplificando processos e automatizando tarefas repetitivas, bem como ajudando nas etapas de um processo seletivo, por exemplo.
Melhorar a qualidade dos produtos e serviços: Identificar e corrigir falhas nos processos para garantir a entrega consistente de produtos e serviços de alta qualidade que atendam às expectativas dos clientes.
Aumentar a agilidade e a flexibilidade: Capacitar a organização a responder rapidamente às mudanças nas condições do mercado, adaptando os processos de negócios conforme necessário.
Reduzir custos e desperdícios: Identificar oportunidades para reduzir custos operacionais, eliminar atividades redundantes e minimizar o desperdício de recursos, aumentando a lucratividade da organização.
Aprimorar a colaboração e a comunicação: Facilitar a colaboração entre as equipes e departamentos, promovendo uma comunicação eficaz e uma visão compartilhada dos processos de negócios.
Abaixo, vamos ver como ocorreu a evolução dessas práticas.
Evolução e importância do BPM nas organizações
O Business Process Management surgiu como uma resposta à necessidade crescente das organizações de enfrentar desafios relacionados à complexidade, concorrência acirrada e mudanças rápidas no ambiente de negócios.
Ao longo das últimas décadas, o BPM evoluiu de simples técnicas de reengenharia de processos para uma abordagem mais abrangente e integrada, apoiada por tecnologias avançadas de automação e análise de dados.
Hoje, o BPM desempenha um papel muito relevante na transformação digital das organizações, permitindo-lhes otimizar seus processos de negócios para se tornarem mais ágeis, adaptáveis e orientadas por dados.
Ele proporciona uma visão holística dos processos organizacionais, promovendo uma maior transparência, controle e responsabilidade em toda a cadeia de valor da empresa.
Agora que você sabe de tudo isso, vamos aprender sobre a distinção de gestão de processos e gestão por processos.
Gestão de processos x gestão por processos
No contexto organizacional, é comum encontrarmos dois termos relacionados aos processos: gestão de processos e gestão por processos. Então, apesar de parecerem similares, eles têm abordagens distintas. Vamos ver sobre isso?
A gestão de processos refere-se à prática de supervisionar e administrar os processos existentes em uma organização. Isso inclui atividades como documentação, análise, otimização e controle dos processos para garantir que eles atendam aos objetivos organizacionais e aos requisitos dos clientes.
Ou seja, a gestão de processos geralmente envolve a identificação de gargalos, a definição de indicadores de desempenho e a implementação de melhorias incrementais nos processos existentes.
Por outro lado, a gestão por processos é uma abordagem mais holística e orientada para resultados. Sendo assim, em vez de apenas supervisionar os processos, esse tipo de gestão busca integrar os processos de negócios aos objetivos estratégicos da organização.
Pois bem, como você já conhece mais dessa abordagem estratégica, vamos ver sobre alguns caminhos que ajudam na sua implantação.
Abordagens e metodologias para implementação de BPM
Existem várias abordagens e metodologias para implementar o BPM de forma eficaz dentro de uma organização. Para tanto, algumas das mais populares incluem:
Six Sigma: É uma metodologia que visa melhorar a qualidade dos processos, reduzindo a variabilidade e minimizando defeitos. O Six Sigma ou Seis Sigma utiliza uma combinação de ferramentas estatísticas e análise de dados para identificar e eliminar causas de variação nos processos.
Lean Management: Inspirada nos princípios do Sistema Toyota de Produção, essa abordagem busca eliminar desperdícios e criar valor para o cliente. Essa abordagem enfatiza a eficiência, a simplicidade e a melhoria contínua dos processos.
BPMN (Business Process Model and Notation): É uma notação gráfica padronizada para modelar os processos de negócios. O BPMN permite que as organizações visualizem, analisem e comuniquem seus processos de forma clara, facilitando a colaboração entre as equipes e departamentos.
Design Thinking: Já é centrada no ser humano que coloca o cliente no centro do processo de inovação. O Design Thinking incentiva a empatia, a experimentação e a interação rápida para criar soluções que atendam às necessidades reais dos usuários finais.
Scrum e Agile BPM: São metodologias ágeis que priorizam a adaptação rápida a mudanças e a entrega incremental de valor. Elas são especialmente adequadas para ambientes dinâmicos e projetos de BPM que exigem flexibilidade e colaboração intensiva entre as equipes.
Lembre-se que, ao escolher a abordagem certa e aplicar as metodologias adequadas, as organizações podem implementar o BPM de maneira eficaz e alcançar melhorias significativas em seus processos de negócios
Para que serve o BPM?
Como vimos, o Business Process Management é uma iniciativa estratégica adotada por organizações para otimizar seus processos de negócio em busca de maior eficiência, qualidade, redução de custos e adaptação às mudanças.
Então, as empresas podem alcançar uma série de benefícios significativos que contribuem para a competitividade no mercado atual ao implementar o BPM. Veja mais sobre essas possibilidades:
1. Melhoria da eficiência operacional
Antes de tudo, saiba que um dos principais objetivos do BPM é melhorar a eficiência operacional das organizações. Isso significa identificar e eliminar atividades redundantes, simplificar processos complexos e automatizar tarefas repetitivas.
Isso porque as empresas podem reduzir o tempo e os recursos necessários para executar tarefas, aumentando assim a produtividade.
2. Aumento da qualidade dos produtos/serviços
Outra vantagem do BPM é o aumento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelas empresas.
Ou seja, as organizações podem identificar e corrigir falhas, erros e ineficiências que possam comprometer a qualidade dos produtos ou serviços entregues aos clientes ao analisar e otimizar os processos de negócio.
3. Redução de custos e tempo de execução dos processos
Da mesma forma, o BPM também pode ajudar as empresas a reduzir custos operacionais e o tempo de execução dos processos.
As organizações podem economizar recursos financeiros e tempo, tornando suas operações mais eficientes e econômicas. Isso ao eliminar atividades desnecessárias, automatizar tarefas e otimizar o fluxo de trabalho
4. Agilidade e flexibilidade na adaptação a mudanças
Com a implementação do Business Process Management, as empresas podem se tornar mais ágeis e flexíveis na adaptação a mudanças no ambiente de negócios.
Isso inclui mudanças nas condições do mercado, nas demandas dos clientes, nas regulamentações governamentais e nas tecnologias emergentes.
Abaixo, trazemos algumas vantagens dessa abordagem.
Quais são os benefícios do BPM?
Agora que você entendeu mais dessa abordagem estratégica, vamos explorar os benefícios distintivos que o BPM oferece, veja:
Aumento da eficiência e produtividade
Antes de mais nada, vale dizer que o BPM tem como objetivo identificar, modelar e otimizar os processos de negócios, para eliminar repetições, pontos de lentidão e tarefas que não são necessárias.
Isto é, as organizações podem alcançar uma execução mais rápida e eficiente de tarefas, resultando em maior produtividade e menor desperdício de recursos.
Melhoria da comunicação e colaboração entre equipes
Por sua vez, o BPM promove melhores processos de comunicação interna e colaboração entre diferentes departamentos e equipes dentro de uma organização ao desenhar e implementar processos claros e transparentes.
Isso reduz a possibilidade de mal-entendidos, conflitos e atrasos, criando um ambiente de trabalho mais coeso e colaborativo.
Maior controle e visibilidade dos processos
No mais, dentre as principais vantagens dessa abordagem é a capacidade de oferecer às organizações um maior controle e visibilidade sobre seus processos.
Por meio de ferramentas de monitoramento e análise, os gestores podem acompanhar o desempenho em tempo real e identificar áreas de melhoria.
Facilitação da tomada de decisão baseada em dados
Não podemos esquecer que, o BPM capacita os líderes a tomar decisões mais informadas e embasadas.
Ou seja, as decisões são guiadas por insights concretos extraídos do monitoramento contínuo dos processos. Logo, essa possibilidade ajuda a ter uma melhor visibilidade e gestão de performance do seu negócio.
Foco no cliente e em resultados
Por último, mas não menos importante, essa iniciativa estratégica coloca o cliente no centro das operações e orienta as atividades empresariais para alcançar resultados tangíveis e alinhados com as expectativas do cliente.
Isso porque as empresas podem adaptar suas estratégias e operações para oferecer um serviço excepcional e uma experiência do cliente diferenciada ao desenhar e implementar processos claros e transparentes.
Como funciona o BPM na prática?
Vale ressaltar que, o Business Process Management não é apenas uma teoria abstrata; é uma metodologia tangível e altamente eficaz para impulsionar a eficiência e a agilidade nos negócios.
Vamos explorar como o BPM funciona na prática, destacando quatro etapas mais relevantes, observe:
1. Identificação e mapeamento dos processos existentes
Primeiro, o funcionamento do BPM envolve a compreensão e a documentação dos processos existentes em uma organização. Isso inclui a identificação de todas as atividades, fluxos de trabalho e interações entre diferentes partes envolvidas nos processos.
Então, através de entrevistas, workshops e análises detalhadas, os profissionais de BPM coletam dados precisos para criar mapas de processos abrangentes.
2. Análise e otimização dos processos identificados
Com os processos mapeados, segue-se a fase de análise minuciosa. Aqui, os colaboradores examinam cada etapa do processo em busca de oportunidades de melhoria.
Essa condição pode considerar a identificação de áreas de congestionamento, atividades que se repetem demais, atrasos e outras falhas de eficiência.
3. Automação e monitoramento dos processos
Em seguida, uma vez que os processos tenham sido analisados e otimizados, a próxima etapa é a automação e implementação de ferramentas de monitoramento. Sendo que, a automação de processos envolve a substituição de tarefas manuais por sistemas informatizados.
4. Implementação de melhorias contínuas
Finalmente, não podemos esquecer que o BPM não é um processo estático, é um ciclo contínuo de melhoria.
Portanto, a última etapa dessa abordagem envolve a implementação de melhorias contínuas com base no feedback e nos resultados obtidos.
Isso pode incluir ajustes adicionais nos processos automatizados, revisões periódicas dos mapas de processos e a incorporação de novas tecnologias e práticas recomendadas.
Quais processos podem ser automatizados no BPMS?
Pois bem, uma das características distintivas do Business Process Management é a capacidade de automatizar uma variedade de processos.
Sendo assim, vamos examinar os tipos de processos que são ideais para automação dentro do contexto do BPM:
Processos repetitivos e padronizados
Precisamos ressaltar que, os processos que seguem um padrão previsível e consistente são candidatos naturais para a automação.
Dentre essas atividades, temos: o processamento de pedidos, faturamento, gerenciamento de estoque e verificação de documentos.
Como resultado, automatizar esses processos reduz a necessidade de intervenção manual repetitiva, acelerando a execução e minimizando erros.
Processos com alto volume de transações
Por outro lado, os processos que lidam com um grande volume de transações diárias podem se beneficiar significativamente da automação.
Por exemplo, instituições financeiras frequentemente automatizam processos de reconciliação de contas, processamento de pagamentos e detecção de fraudes para lidar com o volume massivo de transações financeiras de forma eficiente e precisa.
Processos que envolvem múltiplos sistemas ou departamentos
Muitas vezes, os processos de negócios exigem colaboração entre diferentes sistemas ou departamentos dentro de uma organização.
Dessa forma, a automação pode simplificar e agilizar esses processos, integrando sistemas heterogêneos e facilitando a troca de informações entre diferentes partes do seu contexto.
Processos com etapas que podem ser facilmente definidas e controladas
Podemos citar também, os processos que consistem em etapas claras e bem definidas são particularmente adequados para a automação. O que envolve os fluxos de trabalho sequenciais com regras de negócios simples e poucas exceções.
Nesse sentido, o processo de encaminhamento de solicitações de suporte ao cliente, onde cada etapa pode ser automatizada para encaminhar a solicitação para o departamento apropriado com base em critérios específicos.
Qual é a diferença entre BPM, BPA, BPMN e BPMS?
No contexto da gestão de processos de negócios, várias siglas e termos podem parecer confusos à primeira vista. Por isso, vamos esclarecer as diferenças entre quatro conceitos-chave, como BPM, BPA, BPMN e BPMS.
BPM (Business Process Management)
Como mencionado anteriormente, o BPM, ou Gestão de Processos de Negócios, é uma abordagem estratégica para identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar os processos de uma organização.
Ele se concentra em alinhar os processos de negócios com os objetivos estratégicos da empresa, visando melhorar a eficiência, agilidade e qualidade dos serviços, dentre outros.
O objetivo do BPA é reduzir a intervenção humana em tarefas repetitivas e padronizadas, aumentando assim a eficiência, reduzindo erros e liberando recursos para atividades mais estratégicas.
BPMN (Business Process Model and Notation)
Por outro lado, o BPMN ou Modelagem e Notação de Processos de Negócios, é uma linguagem gráfica padronizada usada para modelar processos de negócios de forma visual e compreensível.
Ele fornece símbolos e convenções para representar diferentes elementos e etapas de um processo, facilitando a comunicação entre os stakeholders e garantindo uma compreensão clara dos processos empresariais.
BPMS (Business Process Management System)
De modo complementar, o BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma plataforma tecnológica que suporta o ciclo de vida completo dos processos de negócios.
Um BPMS geralmente inclui recursos para modelagem de processos, automação, monitoramento, análise e otimização.
Em resumo, as organizações podem melhorar sua capacidade de gerenciar e otimizar seus processos empresariais de forma eficaz ao compreender essas distinções.
BPM é a mesma coisa que Business Intelligence?
Embora o BPM e o Business Intelligence (BI) estejam relacionados à gestão e melhoria dos processos de negócios, não são a mesma coisa.
Com isso, vale lembrar que o Business Intelligence é estratégico e essencial na tomada de decisão de uma empresa. A seguir, vamos ver o que difere um do outro:
Distinção entre BPM e Business Intelligence (BI)
BPM
Essa ferramenta foca nos processos de negócios. Envolve a identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos. Ela é também orientada para a eficiência operacional e a agilidade dos processos.
Business Intelligence (BI)
Este concentra-se na análise de dados e informações. Então, essa ferramenta envolve a coleta, organização, análise e visualização de dados para obter insights acionáveis. Temos aqui, uma oportunidade para a tomada de decisões estratégicas e táticas com base em dados.
Embora distintos, BPM e BI são altamente complementares e frequentemente se sobrepõem em suas aplicações na gestão empresarial, veja como eles se alinham:
Informações para otimização de processos: O BI fornece insights valiosos sobre o desempenho dos processos, identificando áreas de ineficiência ou oportunidades de melhoria.
Monitoramento em tempo real: O BPM pode se beneficiar das capacidades de monitoramento em tempo real do BI para acompanhar o desempenho dos processos em tempo real.
Previsão e planejamento: O BI ajuda a prever tendências futuras com base em análises históricas, enquanto o BPM utiliza essas previsões para planejar e ajustar os processos de acordo com as demandas esperadas.
Tomada de decisão orientada por dados: Ambos, BPM e BI, promovem uma cultura de tomada de decisão orientada por dados. Eles fornecem informações sobre a eficiência dos processos e insights mais amplos sobre o desempenho geral do negócio.
Como é realizada a implantação do BPM em uma empresa?
Nesse cenário, quanto à implantação eficaz do Business Process Management, isso envolve uma série de etapas.
Vamos destacar como cada uma dessas etapas é realizada:
1. Definição de objetivos e escopo do projeto de BPM
Inicialmente, a primeira etapa busca estabelecer claramente os objetivos que a empresa deseja alcançar com a implementação do BPM.
Tal iniciativa pode incluir melhorias na eficiência operacional, redução de custos, aumento da satisfação do cliente, entre outros. Além disso, é importante definir o escopo do projeto, identificando os processos específicos que serão alvo de melhoria.
2. Mapeamento e modelagem dos processos existentes
Uma vez que os objetivos e o escopo do projeto estejam definidos, é hora de mapear e modelar os processos existentes da empresa.
Logo, essa medida envolve documentar detalhadamente todas as atividades, fluxos de trabalho, decisões e interações envolvidas nos processos de negócios.
Vale dizer que, a modelagem dos processos pode ser feita usando ferramentas específicas de BPM, como diagramas de fluxo de processo.
3. Seleção e implementação de ferramentas de BPM
Com os processos mapeados, a próxima etapa é selecionar e implementar as ferramentas de BPM adequadas para apoiar a gestão e automação dos processos.
Isso pode incluir software de gestão de processos ou de modelagem de processos, ferramentas de automação de fluxo de trabalho, entre outros, que melhor atende sua realidade.
4. Treinamento e capacitação dos colaboradores
Uma vez que as ferramentas de BPM estejam em funcionamento, é essencial fornecer treinamento e capacitação adequados aos colaboradores.
Por sua vez, isso inclui não apenas o treinamento técnico sobre como usar as ferramentas de BPM, mas também o treinamento sobre novos processos e procedimentos.
5. Monitoramento e avaliação dos resultados da implantação
Por fim, a sua empresa deve estabelecer um sistema de monitoramento e avaliação para acompanhar os resultados da implantação do BPM.
Para tanto, é preciso monitorar e medir indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tempo de ciclo, custos operacionais, qualidade do serviço, entre outros.
Conclusão
Em resumo, o Business Process Management (BPM) é uma abordagem poderosa que permite às empresas otimizar seus processos de negócio em busca de maior eficiência, otimização de processos, redução de custos e adaptação às condições de mercado.
As organizações podem alcançar uma vantagem competitiva significativa e garantir seu sucesso a longo prazo no mercado atual ao implementar o BPM de forma eficaz.
Agora, queremos saber: Sua empresa já possui esse conjunto estruturado de ações estratégicas? Se não, está na hora de implantar essas práticas e colher os melhores resultados para seu negócio!
