Software de RH: como escolher? Veja dicas para não errar!

Os profissionais de RH lidam com muitos processos e todos eles são cruciais para a empresa em sua totalidade. E se há algo que pode facilitar, organizar e gerar eficiência na realização dessas rotinas é a utilização de um software de RH.

Por mais que os recrutamentos, processos seletivos, onboarding e outras ações ligadas à gestão de pessoas possam ser realizadas de forma eficiente em planilhas do Excel, é importante saber que um software tem o poder de otimizá-las, facilitando o processo e fazendo toda a diferença no resultado final.

Mas como um software de RH pode te ajudar na prática? Neste artigo te explicamos tudo! Além disso, iremos mostrar como escolher o software mais confiável e que melhor se adapte aos desafios da área de recursos humanos da sua empresa. Confira!

Quais são os benefícios do software de RH para a empresa?

Existem diversos tipos de softwares de RH no mercado, seja para atender grandes, médias ou pequenas empresas. Eles também podem atender necessidades de contratação ou de gestão de colaboradores. Mas em suma, um software de recursos humanos completo e eficiente pode trazer inúmeros benefícios para toda a organização. Confira abaixo os principais:

1. Organização de dados e segurança

O software para RH permite que os dados sejam organizados de forma que estejam sempre acessíveis e fáceis de encontrar. Isso significa que currículos, informações de processos seletivos e de onboarding de candidatos serão alocados em um só lugar, agilizando e facilitando o processo. 

Além disso, os dados são protegidos com maior segurança, pois agora são armazenados no sistema e não mais em papéis ou pastas que podem ser perdidos, rasgados, etc.

2. Maior facilidade no trabalho em equipe

O acesso ao software pode ser realizado por diversos computadores. Assim, os gestores podem acessar as informações pertinentes aos colaboradores ou candidatos quando e onde quiserem. Além disso, um bom software com armazenamento na nuvem (online), permite que outras pessoas que estejam atuando no processo também possam acessar as informações.

3. Ganho de tempo para o profissional de RH

A facilidade de utilizar um software causa grandes impactos, mas o maior deles é a otimização do tempo. Com a automação, diversos processos que são feitos manualmente e em alta escala, como por exemplo o envio de emails no processo de R&S, podem ser feitos automaticamente pelo sistema. Com isso, o acúmulo de trabalho é evitado e a gestão de processos fica mais rápida e fácil.

4. Agilidade na criação e manutenção de processos

Os processos manuais realizados pelo departamento pessoal e RH podem ser otimizados com a automação dos setores. Com o software, a criação e manutenção de processos para a área de RH é facilitada, pois com a tecnologia é possível criar,  acompanhar e gerir todas as atividades com mais agilidade e eficiência.

5. Garante a eficiência do trabalho

Com a otimização do tempo e a facilitação dos processos, é possível garantir a eficiência do trabalho dos profissionais de RH. Afinal, um bom software é feito para auxiliar o profissional. 

Ainda está pensando em planilhas? Nunca mais! Pense sempre no software como um complemento ao seu trabalho para te auxiliar a organizar tudo no sistema, não como um competidor.

Como mostrar ao gestor que o software de RH é uma boa aquisição para empresa?

“Se a gente faz tudo sem um software, por que precisamos de um agora? Iria complicar as coisas.” Talvez você já tenha ouvido algum gestor ou algum colega de recursos humanos falando isso. Sim, isso é muito comum. Mas afinal, como mostrar aos gestores que o software é uma boa escolha? Veja os seguintes pontos:

• Tenha clareza sobre os gargalos que a área de recursos humanos enfrenta para apresentar essa lista a quem for o tomador de decisão da empresa.
• Mostre a ele todos os benefícios que já foram citados aqui e explique como um software pode proporcionar muitas vantagens para toda a organização.
• Explique que o software faz com que o trabalho seja mais assertivo e com uma taxa menor de falhas;
• Caso tenha tempo, já selecione algum software como exemplo para que fique mais tangível que os outros entendam o que está sugerindo para o RH, quais são os custos, quais as funções e no que ele vai ajudar.
• Por fim, apresente também como os gargalos atuais seriam sanados com o software. 

Como escolher o melhor software de gestão de RH para a sua empresa?

A escolha do software para RH deve ser bastante criteriosa, afinal, o sistema deve funcionar de forma que auxilie o setor na execução das atividades. Para escolher a opção ideal de software para gestão de processos de RH, alguns critérios são importantes:

Confiabilidade das informações 

O software para RH tem o poder de armazenar informações extremamente confidenciais. Por isso, a sua escolha deve ser muito criteriosa. É importante observar se a empresa que será contratada tem um sistema de proteção eficiente. Para isso, veja se o sistema armazena todos os dados, como isso é feito e quais são os níveis de acesso para quem o utiliza.

Dados organizados

Outro ponto importante é a organização dos dados. Não basta o sistema oferecer uma dezena de ferramentas se os dados não ficarem organizados da maneira correta. Essa conferência prévia ajuda a evitar uma série de problemas futuros. Para isso, você precisa analisar: 

• Como é o painel inicial (dashboard) desse software; 
• Se ele traz números e gráficos interessantes com insights para você; 
• Se o software que você pretende adquirir apresenta os dados de maneira que isso some e auxilie na sua rotina.

Informações centralizadas

Outro ponto a ser analisado com cautela é a centralização das informações. Para isso, verifique quais funções o software que quer contratar tem para ver como ele reúne informações relevantes sobre currículos, candidatos e processos. Muitos softwares podem fazer isso de forma separada, mas não há mais rapidez do que ter tudo isso em um único lugar.

Recomendamos o da JobConvo: basta pedir uma demonstração e ver como ele funciona.

É possível encontrar um software de recursos humanos grátis?

A maioria dos softwares de RH do mercado não são gratuitos. É verdade que existem alguns aplicativos sem custo para organizar um ou outro processo, como triagem de currículos, mas sempre dão conta apenas de uma atividade.

Portanto, em vez de procurar por soluções com o custo mais baixo, avalie quais processos o software irá agilizar e o quanto você pode economizar nessas horas. Avalie também a chegada de novos profissionais, porque sem um software, esse tipo de rotina levaria muito mais tempo.

Melhor software de RH: conheça o JobConvo

Acompanhando os avanços das plataformas digitais, a JobConvo desenvolveu um dos melhores softwares de recrutamento e seleção do mercado. Ele busca trazer eficiência e inovação para sua empresa. Confira abaixo todas as suas funcionalidades:

1. Gestão com inteligência artificial

Essa é a funcionalidade principal que um software de recursos humanos deve oferecer para a empresa. Com o uso da inteligência artificial, o software JobConvo permite listar os candidatos de acordo com o grau de afinidade para a vaga e para a empresa durante o processo seletivo. Além disso, ele permite que o RH envie a lista dos candidatos ao gestor que fará a tomada de decisão, permitindo que ele realize o acompanhamento pelo próprio software.

2. Função para divulgação de vagas

Um dos processos executados pelo setor de recursos humanos é a divulgação de vagas. Escolher o local e fazer a publicação em cada um dos canais pode ser um processo bastante demorado. Por isso, o software JobConvo permite a publicação das oportunidades em diversos canais de vagas simultaneamente.

3. Relatórios completos

O software também informa os inscritos, dados gerais, e outras informações em gráficos e tabelas que podem ser baixados no Excel. Além disso, ele oferece relatórios analíticos e eficientes, que são ótimos para avaliar as estratégias que estão sendo usadas pelo RH.

4. Entrevistas em vídeo

Outra função são as vídeos entrevistas, que permitem que candidatos sejam entrevistados online e que a gravação fique disponível com os demais dados já enviados e obtidos durante o processo. Assim, as informações ficam no mesmo lugar, facilitando a consulta e avaliação do recrutador.

5. Admissão digital

A admissão digital é uma das funções mais requeridas nas empresas, pois ela tem o poder de agilizar e facilitar muito o processo seletivo e o onboarding dos funcionários. Com o software JobConvo, todos os primeiros documentos e primeiras atividades podem ser automaticamente enviados conforme cada cargo específico.

6. Página de Carreira

O software também permite que a empresa tenha uma página onde é possível anunciar o seu “Trabalhe Conosco”, falando sobre a empresa, das vagas disponíveis e como é trabalhar ali. Com isso, é possível aumentar a atração de talentos, além de ser um excelente mecanismo para a retenção.

7. Análise de Fit Cultural

Por fim, o teste fit cultural é uma das funcionalidades disponíveis no software JobConvo. Ele pode ajudar (e muito) a sua empresa. O teste busca medir o alinhamento entre os valores e características do profissional com o da empresa, facilitando a seleção.

Algumas empresas não sabem o que é viver sem todos os benefícios de usar um software de RH, enquanto outras organizações ainda têm um pouco de receio sobre o retorno que uma ferramenta dessas pode trazer.

Mas, acredite, companhias que adotam esse tipo de tecnologia se tornam mais produtivas, ágeis e têm suas informações mais organizadas. Além de tornar o RH um setor mais estratégico, fator essencial para os negócios. E mais! Ao contratar um software que atende todas as suas necessidades, o retorno já é garantido! 

Se você quer experimentar o software JobConvo e ver na prática todas essas funcionalidades, clique aqui para fazer uma demonstração GRATUITA! Não deixe de experimentar todas essas vantagens e ver o quanto elas podem colocar o RH da sua empresa muitos passos a frente no mercado.