Os avanços da tecnologia trouxeram muitos benefícios ao mundo corporativo. As áreas mais afetadas positivamente pela tecnologia foram as que envolvem processos burocráticos e que demandam atenção redobrada. Por isso, a implementação do software de departamento pessoal tem facilitado e auxiliado as rotinas do setor.
O software é uma excelente ferramenta que busca otimizar o tempo gasto pelos profissionais de DP, seja qual for a tarefa realizada. Afinal, o setor lida com burocracias, registros, documentação, entre outros processos que antes exigiam uma grande parcela de tempo para serem efetuados.
Talvez ainda existam dúvidas se essa inovação pode trazer resultados realmente positivos. Não se preocupe, nesse artigo explicaremos tudo sobre! Continue acompanhando a leitura e veja como o software de departamento pessoal pode desburocratizar as tarefas do setor e como implementá-lo na sua empresa. Confira!
Quais são os benefícios do software de departamento pessoal?
Afinal, será que realmente vale a pena investir em um software de departamento pessoal? Como dito anteriormente, ainda existem muitas dúvidas quanto a isso nas empresas. Alguns profissionais ainda possuem resistência a aderir às novas tecnologias. Por isso, listamos todos os benefícios que o software pode trazer. Confira abaixo:
1. Redução de custos
Uma das vantagens proporcionadas pelo software de departamento pessoal é a redução dos custos com o setor. Isso porque há diminuição nas papeladas do escritório, o que reduz o gasto com materiais que antes eram utilizados para os processos feitos de forma manual (contratos, cópias, fichas, etc.). Também não podemos esquecer de outro fator importante: a diminuição desses materiais torna a empresa mais sustentável, fator que contribui para a sua imagem positiva no mercado.
2. Aumento de produtividade e eficiência nos resultados
A implementação do software de departamento pessoal influencia diretamente na produtividade dos profissionais. As tarefas diárias do setor são simplificadas e agilizadas pela utilização do sistema. Por exemplo, os processos automatizados exigem menos profissionais responsáveis pela organização e verificação dos documentos. Não só isso, mas muitos outros processos são otimizados por meio do software.
A atenção redobrada em atividades que são repetitivas também acaba afetando a eficiência dos resultados. Por isso, se o DP da sua empresa se encontra nessa situação, é fundamental que haja a iniciativa de procurar por um software de departamento pessoal. Assim, será possível aumentar a produtividade do time e garantir uma maior eficiência nos resultados.
3. Segurança
O setor de departamento pessoal possui dados e informações de todos os colaboradores e também da empresa. Por isso, esses dados precisam estar protegidos e com a devida segurança para não serem violados ou acessados por indivíduos não permitidos. Com o software de DP, é possível garantir a segurança das informações por meio de senhas e outros métodos de proteção.
Outro fator vantajoso é o meio no qual os dados são armazenados: através do sistema e na nuvem. No modelo tradicional de DP, eles eram armazenados em pastas e papéis que podiam envelhecer, rasgar, se perder ou sofrer danos. Ao serem armazenados em servidores externos, mesmo que os computadores venham a quebrar, ser roubados, entre outros imprevistos, os dados permanecem intactos e não são perdidos.
4. Redução de erros
Como citamos no tópico de produtividade, o departamento pessoal possui rotinas e tarefas repetitivas que necessitam de atenção redobrada. Além disso, os profissionais também precisam estar atentos a legislação para não cometer erros graves e acabar sofrendo ações trabalhistas. Com a automação dos processos, há a diminuição de erros, fator que garante operações mais seguras e que estejam de acordo com a lei trabalhista.
5. Possibilidade de home office
Com a pandemia causada pelo Covid-19, muitas empresas optaram pelo modelo de trabalho home office. Contudo, algumas áreas podem ter dificuldades de fazer essa migração. O DP é uma delas. Por isso, o software de departamento pessoal se torna uma excelente estratégia. Ele facilita essa implementação e garante uma transição segura para o trabalho remoto, promovendo uma adaptação mais ágil dos profissionais.
6. Trabalho em equipe facilitado
Outra vantagem da utilização do software de departamento pessoal é a facilidade com que o sistema pode ser acessado de qualquer computador e em qualquer lugar. Afinal, um bom software conta com o armazenamento na nuvem. Isso permite que outros setores da empresa, que também estejam atuando no processo, possam acessar as informações e dados necessários sem dificuldades ou impedimentos. Esse fator auxilia o trabalho em equipe entre os diversos departamentos da organização.
7. Setor mais estratégico
Com todos os benefícios já citados, não podemos deixar de falar o que todos eles promovem: um setor mais estratégico. Com a automação dos processos, as rotinas burocráticas que antes demandavam tempo, agora podem ser efetuadas com alguns cliques. Isso permite que os profissionais utilizem seu tempo de trabalho com ações mais estratégicas na empresa e não percam tempo com tarefas repetitivas e manuais.
Como implementar o software de departamento pessoal na empresa?
Talvez você esteja se perguntando como migrar para esta tecnologia. Por isso, preparamos um passo a passo para implementar o software de departamento pessoal na sua empresa:
1º passo: identifique as necessidades do setor
O primeiro passo é mapear as rotinas do departamento pessoal e identificar quais são as necessidades do setor. Nesta fase, é preciso analisar as dificuldades encontradas nas tarefas realizadas pelos profissionais e buscar um software que possua ferramentas que irão atender a essas necessidades. É fundamental buscar um software que realmente possua as funcionalidades ideais para alcançar resultados eficientes.
2º passo: escolha um software com informações centralizadas
O segundo passo é procurar por um software de departamento pessoal que tenha as informações centralizadas. A praticidade precisa estar presente no sistema. Afinal, o propósito é facilitar e auxiliar a vida dos profissionais de DP.
Portanto, analise se as informações relevantes dentro do software são reunidas em um único lugar e não de forma separada. Assim, as informações e dados serão acessados com maior facilidade e, consequentemente, as rotinas serão realizadas com mais agilidade.
3º passo: garanta a confiabilidade das informações
O próximo passo é garantir que o software de departamento pessoal seja capaz de armazenar informações confidenciais com a devida segurança. O sistema deve ter uma proteção eficiente que não permita acessos indevidos.
Outra dica é escolher uma empresa que já esteja atuando em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Essa lei tem o objetivo de estabelecer um padrão mais elevado de proteção aos dados sensíveis dos indivíduos e entrará em vigor em 2021. Portanto, é essencial que o software escolhido já esteja com esta adaptação a nova lei.
4º passo: solicite uma demonstração gratuita
Por último, solicite uma demonstração de teste do software antes de efetuar a contratação. Um bom software irá proporcionar uma demonstração gratuita para provar que seus recursos realmente irão auxiliar o setor. Dessa forma, você poderá ver na prática como o sistema funciona e se ele é realmente o ideal para o departamento pessoal da sua empresa. Assim, é possível checar todas as funcionalidades do produto e analisar a sua qualidade e eficiência.
Conheça o software JobConvo
Nós, da JobConvo, podemos te ajudar! Nosso software possui diversas funcionalidades que podem auxiliar as rotinas de departamento pessoal da sua empresa. Ele irá auxiliar nos processos de admissão, onboarding, desligamento e também pode proporcionar muitos outros benefícios com todos os seus recursos. Confira abaixo como ele pode auxiliar o DP:
Admissão digital
Um dos processos mais importantes do departamento pessoal é o de admissão. Por isso, automatizar este processo pode trazer inúmeras vantagens. O software JobConvo permite que os documentos necessários sejam incluídos para o candidato imprimir, assinar e enviar tudo via plataforma, eliminando as inconsistências do eSocial com o OCR. Também é possível criar modelos de admissão para qualquer cargo, até mesmo estagiários e terceirização.
O software pode otimizar não só o envio de documentos, mas também todo o processo de admissão — desde a divulgação de vagas até o processo de onboarding.
Desligamento automatizado
Não há dúvidas que a demissão é um dos processos mais burocráticos do DP. Afinal, o setor precisa ter atenção e cautela redobrada para não cometer erros graves que podem trazer sérios prejuízos para a organização. É muito comum que essas possíveis falhas gerem ações trabalhistas.
O software JobConvo ajuda a reduzir esses erros. Isso porque os cálculos são feitos automaticamente e a plataforma traz amparo legal para a empresa, proporcionando ações mais seguras e evitando multas, penalizações ou riscos relacionados a documentação de colaboradores.
Relatórios completos
Outra funcionalidade é que o software disponibiliza relatórios completos que auxiliam o DP. Esses relatórios informam os dados gerais dos colaboradores por meio de gráficos e tabelas que podem ser extraídos e baixados no Excel, facilitando a vida dos profissionais do setor.
Demonstração gratuita
Além de diversas funcionalidades, o software JobConvo permite que você solicite uma demonstração gratuita de 14 dias para experimentar na prática todas essas vantagens.
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