Hemos pasados dos años de incertidumbre, medidas, restricciones y muchas modificaciones en nuestra vida personal y laboral, pero podemos afirmar que en 2022 los viajes corporativos han vuelto.
Una frase que en un momento pensábamos que jamás podríamos volver a decir o que los viajes ya no volverían a ser los mismos.
Afortunadamente las vacunas y la prevención nos han permitido volver a realizar viajes de todo tipo. Sin embargo, no todo ha vuelto a la normalidad. Los años pandémicos han arrastrado ciertas nuevas prácticas que aún hoy tenemos que tener en cuenta a la hora de viajar.
Dependiendo del destino y tipo de viaje, tanto el itinerario como la planificación deberá tener en cuenta todos estas nuevas prácticas y consideraciones.
Si tienes miedo de perderte entre tanta restricción y limitación o no estás seguro de cómo deberías organizar el próximo viaje corporativo de tu empresa, hemos hecho una selección de puntos importantes a considerar para viajes en el año 2022.
Consideraciones que Los RRHH Deben tener En Cuenta A La Hora De Planificar Viajes Corporativos
Elige una buena agencia de viajes
Hay veces que relegar o apoyarnos en expertos es necesario por nuestro propio bien y de aquellos que tendrán que realizar los viajes que organizamos.
¿Quién va a poder ayudarnos y asistirnos mejor a la hora de planificar viajes post-covid que las agencias de viajes? Están al día de todas las últimas restricciones y sorpresas que podemos encontrarnos en todos los destinos y podrás asesorarnos mejor sobre qué opción nos conviene y que podemos encontrar en cada caso.
No necesariamente debe ser una agencia de viajes física, hoy en día existen miles de agencias virtuales a las que podemos acudir para simplificar la planificación de los viajes.
Dependiendo de la política de viajes de cada empresa y las directrices a las que debamos atenernos, nos podrán asesorar de la mejor manera para que nuestros viajes se realicen de la forma más óptima posible.
Desde la reserva de alojamiento hasta la opción de transporte más cómoda o que mejor se ajuste a nuestro presupuesto, las agencias podrán ayudarnos a elegir cuál es la mejor opción en cada caso.
Aprovechando su conocimiento y expertise, podemos quedarnos tranquilos que sea cual sea el viaje que planifiquemos, estaremos eligiendo las mejores opciones disponibles.
Seguridad y comodidad
Es verdad que tanto la seguridad como la comodidad han sido dos cuestiones que siempre se han tenido en cuenta a la hora de planificar viajes corporativos. Sin embargo, estos dos términos han ganado un nuevo significado estos últimos años.
Por seguridad seguimos entendiendo un entorno seguro, alejado de posibles riesgos e intentando minimizar los imprevistos. Sin embargo, ahora debemos añadir a esto un ambiente donde se toman las medidas higiénicas y de prevención necesarias para evitar contagios.
Cada país, región e incluso organización cuenta con un protocolo de seguridad y uno específico para evitar el contagio masivo de Covid. Es importante tener esto en cuenta a la hora de seleccionar tanto el alojamiento como el transporte. No queremos exponer a nuestros trabajadores a posibles contagios o ambientes no controlados.
La comodidad, por otra parte, siempre ha sido y seguirá siendo una parte importante de la planificación.
El equilibrio entre seguridad y comodidad es la clave, ya que no queremos tener que rechazar a todas las comodidades para evitar contagios, como tampoco podemos ignorar protocolos en favor de una mayor comodidad.
Es importante tener en cuenta ambos y en cada caso, intentar darle mayor espacio al que sea necesario, sin renunciar completamente al otro.
Digitalización
Vivimos en un mundo digital desde hace ya varios años. Internet y la tecnología móvil nos han permitido poder estar siempre conectados a través distintos dispositivos, sin importar la hora ni el lugar en el que nos encontremos.
Podemos tener una reunión de negocios desde la otra punta de la geografía o llevar a cabo un informe de trabajo desde la comodidad de nuestra casa.
La tecnología también ha sido clave para esta recuperación de los viajes post-pandemia. La tecnología contactless ha permitido evitar el contacto entre viajeros y personal, al igual que el uso de QR para acceder al contenido de forma digital que anteriormente era compartido por todos.
Desde el punto de vista de la gestión de los gastos también ha facilitado mucho el proceso. Con la tecnología NFC ya no es necesario que cada viajero lleve la tarjeta física, puede simplemente cargarla en su móvil y utilizarla con total normalidad.
Lo mismo con la contabilidad. Tanto la persona que se encuentra en el viaje, como quienes se encuentran en la oficina o lugar de trabajo, pueden ver y contabilizar en tiempo real los gastos realizados. Incluso recibiendo por correo electrónico las facturas y justificantes en cada caso.
Existen, además, muchas aplicaciones específicas que se pueden utilizar. Se descargan en el dispositivo móvil y nos ayudan a gestionar los gastos de los viajes y a digitalizar en el momento los justificantes, para que no quede ningún gasto pendiente.
Sostenibilidad
La sostenibilidad, sobre todo en el contexto de los viajes, era una tendencia que estaba al alza pero que se ha visto interrumpida por la llegada de la pandemia.
Lentamente, al igual que los viajes corporativos vuelven, también el debate sobre la sostenibilidad de los viajes vuelve a estar sobre la mesa.
Es importante tener en cuenta el impacto ambiental que pueden tener los viajes que planificamos e intentar disminuir la huella de carbono que dejamos atrás en los traslados.
Si bien se suele pensar sobre todo en el aspecto económico, es importante, tanto a nivel de política de empresa, como a nivel de compromiso personal intentar ser lo más respetuoso posible con el medio ambiente.
Evidentemente los viajes por motivos laborales son y seguirán siendo necesarios para la economía y el mantenimiento de los negocios entre empresas, sobre todo en un mundo globalizado.
Tomar la decisión de abandonar todo tipo de traslado corporativo es utópico y puede afectar directamente a la empresa, por lo que no es una opción si quiera posible. Pero sí que podemos ser más conscientes con las decisiones que tomamos en este aspecto.
Muchas agencias de viajes se especializan en sostenibilidad y podrán ayudarnos a elegir la opción más adecuada. Además muchas compañías de viajes y organizaciones llevan a cabo estrategias y campañas para minimizar el impacto medioambiental y pueden ayudarnos a elegir la opción más sostenible o ayudar, de alguna manera, a que el daño sea menor.
Necesidad
En cierto modo este punto se conecta con el anterior. Un punto positivo que la pandemia y el parón de estos últimos años ha tenido es que se han buscado y popularizado maneras alternativas de estar en contacto.
Ante la necesidad de seguir conectados y en contacto y la imposibilidad de moverse, las reuniones y encuentros se han desarrollado de manera virtual.
Aplicaciones como Zoom, Teams o Slack han tenido un crecimiento abismal ya que muchas empresas han optado por un contacto virtual a través de llamadas o videollamadas, frente a los anteriores encuentros en persona.
Muchas empresas aún hoy prefieren esta modalidad frente a las reuniones presenciales e, incluso, muchas convenciones o grandes eventos empresariales aún no se despegan del todo de la virtualidad.
Las reuniones híbridas, por tanto, están siendo la opción más utilizada ya que permite contentar a quienes prefiere aún las reuniones en personas y quienes no pueden ― o no quieren― desplazarse.
En este aspecto es necesario realmente analizar qué viajes son realmente necesarios. Si bien puede implicar cierta distancia o dificultad a la hora de cerrar un negocio, también pueden suponer un ahorro sustancial de dinero y de tiempo.
Este tipo de decisiones no podemos realizarlas solos. Habrá que tomarlas tras analizar cada caso particular. Será necesario reunirse con los responsables de cada departamento para analizar si es realmente necesario realizar el viaje o si puede resolverse de otra manera.
Conclusión
Podemos sacar en claro de este artículo que la pandemia ciertamente no ha facilitado el trabajo de los encargados de recursos humanos a la hora de planificar viajes.
Todo se ha visto afectado, desde las decisiones corporativas, hasta la política de viaje de la empresa. Es necesario estudiar y reestructurar todos los aspectos que afectan a los viajes.
El mundo ha cambiado, los viajes y trayectos también, por tanto, las directrices y guías de las empresas también deben hacerlo para estar al día con las normativas y tendencias vigentes.
Es un trabajo complicado ya que hay muchos factores externos a tener en cuenta, pero teniendo en consideración lo enumerado en este artículo puedes tener una buena base para no perecer en el intento.
Producido por Daniel Quintero: un creador de contenido venezolano que ha estado trabajando durante los últimos 2 años en artículos en inglés y español. Es Licenciado en Negocios Internacionales y con una Maestría en gerencia, mención en Marketing.
