Es cada vez más evidente que el mundo corporativo está pasando por una amplia transformación digital. Eso implica que el sector de Recursos Humanos (RRHH) está concentrado en esa fase de transición y, por lo tanto, crece gradualmente la búsqueda de la inclusión de tecnología y automatización en los procedimientos de RRHH.
Antes de entender cómo realizar esa automatización, vamos a estudiar las causas de la transformación. Con el día a día tan agitado, la rutina es cada vez más acelerada. Es en ese momento que las empresas perciben que necesitan encontrar medios para facilitar el trabajo de sus empleados.
Tener los procesos de RRHH automatizados hace que sea posible tener insights,es decir, la comprensión más rápida de cómo se están realizando los procedimientos selectivos, permitiendo a los profesionales hacer seguimiento a distancia y entre diversos departamentos de la empresa. Saber el éxito del método de reclutamiento y selección es fundamental porque es posible entender lo que hay que mejorar, qué funciona y qué influye en la imagen que los candidatos van a construir de la empresa.
Con la automatización en las estrategias de reclutamiento, los equipos de RRHH tienen rutinas con menos burocracia, evitando tareas manuales y repetitivas, y sin mencionar los beneficios en relación a la seguridad de los datos pues el riesgo a errores y pérdida de información durante la realización de los procesos es menor. Esto es posible porque la actualización de los datos e información de los candidatos ocurre casi al instante, al mismo tiempo que la tecnología va realizando una clasificación de los curriculums y facilita la programación de entrevistas de vídeo en línea, haciendo sencilla la búsqueda de los mejores talentos.
Diversos softwares de gestión de procesos selectivos que auxilian en la automatización están disponibles en el mercado. Con el avance de la tecnología, estas herramientas dan la posibilidad de que todo el proceso de reclutamiento y selección pueda ser hecho en línea. Evidentemente, eso queda a criterio de cada equipo de RRHH.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar el proceso selectivo?
Clasificación y selección de curriculum
Generalmente, en cada vacante, cerca del 75% de los curriculums enviados no corresponden a los requisitos solicitados. Esto hace que la evaluación manual de estos curriculums pueda tomar casi 24 horas de un profesional de RRHH por vacante.
Con la ayuda de las tecnologías digitales, el sistema cruza la información y hacer una selección de las hojas de vida que corresponden a los requisitos de la vacante. Esto reduce significativamente el tiempo empleado por el reclutador y hace que pueda detectar fácilmente a los candidatos más indicados para las vacantes.
Seguridad de datos
El registro de datos en línea disminuye los riesgos de pérdida de información, uso o manipulación de datos por personas no autorizadas. Generalmente, el software proporciona garantías de seguridad en la información de los candidatos, a las que sólo los profesionales autorizados deben tener acceso. Además, la tecnología en la nube evita la dispersión de datos en caso de problemas en el sistema.
Reducción de costos
Por ser un proceso burocrático y demorado donde el profesional debe recibir curriculums, evaluar uno por uno, calificar por vacante, entrevistar y hacer todo el trabajo follow-up con los candidatos y, también con los empleados involucrados en la vacante, el costo de un equipo de reclutamiento normalmente es muy alto.
Al optar por el uso de un software de automatización de procesos selectivos, el tiempo entre las etapas es reducido y, así, el costo de las actividades en general, también.
Contratación de mayor calidad
En el caso de los procesos de reclutamiento y selección, la tecnología tiene un papel fundamental en el amplio control y administración de una base de datos y análisis de los candidatos. Sin esa base de datos, es difícil de recoger, acceder y analizar a lo largo de los años el nivel de calidad de contratación.
Esa calidad de contratación (cuánto tiempo el recién empleado se queda en la empresa, cuál es su nivel de desempeño, índice de volumen, feedback) actualmente es uno de los KPIs más importantes de un reclutador. La inteligencia artificial ayuda aún en ese aspecto ya que utiliza los datos para estandarizar las combinaciones entre experiencias de los candidatos, conocimientos, competencias y requisitos para la vacante con lo que ya es conocido por la empresa a lo largo de los años.
¿Qué es posible hacer con un software de RRHH en procesos de reclutamiento y selección?
Templates de Etapas de Procesos Selectivos
Para evitar que, al crear cada vacante, el profesional deba reprogramar todas las etapas y preguntas, es posible crear template de etapas de procesos selectivos. Así, al crear una nueva vacante, el reclutador sólo tiene que adaptar el Template a la vacante según las necesidades de la misma.
Formulario de candidatura personalizable
Los formularios pueden ser creados a criterio del equipo de reclutamiento. Se puede optar por sólo preguntas, añadir videos, aplicar tests de personalidad o pruebas de conocimientos. Por ejemplo, es posible programar el formulario con preguntas donde el candidato es descalificado del proceso si no responde correctamente.
Pruebas de conocimiento online
Cuando la vacante divulgada requiere del candidato una cierta experiencia o dominio de un idioma en especial, por ejemplo, utilizar el método de prueba de conocimientos es una opción válida pues ayuda al equipo de RRHH a comprender mejor las competencias y conocimientos del candidato, además de lo que está expuesto en el curriculum.
Entrevistas online
Puede utilizar la herramienta para realizar entrevistas de vídeo grabadas con los candidatos. Los reclutadores elaboran preguntas y programan la entrevista en la plataforma, enviando el link de participación a los candidatos que se encuentren en esa etapa (puede realizarse de forma automática) que responderán en formato de vídeo.
Además, hay la posibilidad de hacer entrevistas en línea y dinámicas en grupo sin salir de las plataformas. Eso facilita la programación de entrevistas y la experiencia del candidato por el hecho de realizar todo en un solo medio.
Con la inteligencia artificial, también se puede hacer un análisis de las expresiones faciales, palabras usadas y padrón lingüístico de los candidatos. Son diferentes alternativas que están disponibles para profundizar e indagar más en el futuro empleado, con el objetivo de determinar si encaja o no en el perfil de la vacante y en la cultura de la empresa.
Divulgación de las vacantes en redes sociales y plataformas
La integración de los softwares con redes sociales y plataformas de divulgación de empleo auxilia en la reducción de costos y tiempo de los profesionales en el momento de publicar las vacantes. Con algunos clics, es posible concretar esa comunicación en los diferentes canales y tener un alcance mayor sobre los efectos de la divulgación.
Feedbacks automáticos
Los reclutadores pueden programar feedbacks y mensajes listos para enviar con la posibilidad de mandar a múltiples candidatos, lo que ahorra mucho el tiempo en lugar de mandar uno por uno.
Además de toda la burocracia desde el inicio del proceso de reclutamiento y selección – selección de curriculums, entrevistas, pruebas, tests – tan pronto como el proceso es cerrado, hay otra fase burocrática: la admisión, en la cual el o los candidatos seleccionados para la vacante debe enviar la documentación y todas información y datos solicitados por la empresa. La admisión online ayuda y agiliza este proceso para los empleados, ya que los candidatos finales pueden enviar los archivos por cualquier computador o dispositivo móvil con acceso a internet.
Informes
¿Qué sería de todas estas herramientas si no hubieran informes para medir su éxito? Los informes son fundamentales para analizar y entender el comportamiento de los candidatos durante la selección.
Con esos datos, el reclutador puede tomar decisiones y hacer cambios, de acuerdo con la experiencia de los candidatos en relación a los procesos selectivos.
Las empresas que han adoptado el software de Inteligencia Artificial para la gestión de Talento Humano ya han visto disminuir el costo de los equipos de RRHH en un 75% y la tasa Turnover – también conocida como índice de rotación de personal – en un 35%. Son resultados muy positivos que estimulan a los reclutadores a cambiar su rutina a una opción más estratégica, con más calidad en relación al proceso de reclutamiento y selección de nuevos empleados, especialmente los “talentos”. Además, la tecnología acelera el proceso de reclutamiento, haciendo que la oportunidad de perder un candidato altamente cualificado frente a una empresa que es su competencia directa sea menor.
Por último, la tecnología de estos softwares ligada a la inteligencia artificial, no sólo puede automatizar una parte del flujo de trabajo de su empresa, también puede integrarse con el procedimiento actual de reclutamiento para que no obstaculice el flujo ya utilizado por el equipo anteriormente. La automatización de procesos de RRHH ya es una realidad causando una evolución en el sector que no tiene vuelta atrás.
