Elaborar una descripción de trabajo bien escrita es extremadamente importante para atraer a los candidatos más calificados a su negocio. Al final, tener una buena descripción hace que tus vacantes se destaquen de las demás. Continua leyendo para aprender cómo escribir una descripción de cargo y vacante.
La descripción de puesto/vacante es una herramienta encargada de explicar de forma sencilla las tareas, deberes, funciones y demás atribuciones de un puesto. Detalla quién debe realizar qué tipo de trabajo, cómo deben completarse las actividades, la frecuencia y el propósito del trabajo en relación con la misión y los objetivos de la empresa.
Además, las descripciones de cargos son utilizadas para determinar los niveles salariales, conducir evaluaciones de desempeño, aclarar misiones, establecer títulos, crear controles de alojamiento como herramienta de reclutamiento, así como ofrecer al empleado un recurso para ser usado como una guía para el desempeño en el trabajo.
Del mismo modo, un supervisor puede usar la descripción del trabajo para asegurarse de que el empleado cumpla con las expectativas del trabajo.
¿Cómo escribir una descripción de cargo?
A continuación hay 6 pasos que lo ayudarán a escribir una descripción del trabajo:
Etapa 1: realizar un análisis de trabajo
El proceso de análisis de datos sobre las tareas realizadas en el ambiente de trabajo proporcionarán información precisa para que una organización eleve su nivel de eficiencia.
El análisis de puestos de trabajo incluye los siguientes pasos:
Entreviste a los empleados para averiguar qué tareas se están realizando.
Observar cómo se realizan las tareas.
Haga que los profesionales llenen los cuestionarios o las hojas de trabajo.
Recolectar datos de empresas de otros segmentos, como encuestas de salarios y el Manual de Perspectivas Ocupacionales.
Los resultados deben ser documentados y revisados por el empleado que actualmente ocupa el puesto y su supervisor para que se actualicen los cambios en cuanto a conocimientos, habilidades, características físicas, factores ambientales y credenciales/experiencia del puesto.
Etapa 2: establece las funciones esenciales
Una vez que se establece el estándar de desempeño en un puesto determinado, se deben definir las funciones esenciales del puesto. Este proceso engloba los siguientes pasos:
Asegúrese de que las tareas requeridas sean realmente necesarias para el rol o un requisito para realizar el trabajo.
Determinar con qué frecuencia se ejecutará la tarea y cuánto tiempo se dedicará a ella.
Determinar las consecuencias del no desempeño de la función y si ello es perjudicial para el funcionamiento del trabajador o de la empresa.
Determinar si las tareas se pueden rediseñar o realizar de otra manera.
Determinar si las tareas pueden ser atribuidas para otro colaborador.
El uso del término “función esencial” debe ser parte de la descripción del puesto e indicar explícitamente cómo el empleado debe realizar el trabajo. Esto servirá como orientación futura sobre sus actividades.
Etapa 3: organiza los datos de forma objetiva
La estructura de las descripciones de cargo/vacante deben estandarizarse para que tengan el mismo aspecto.
Los siguientes tópicos deben ser incluidos:
Cargo.
Classificación.
Demandas físicas.
Funciones esenciales.
Grado, nivel, familia, rango salarial.
Formación y experiencia exigida.
Responsabilidades de supervisión.
Formación y experiencias preferenciales.
Resumen de los objetivos generales del trabajo.
Competencia, conocimiento y habilidades.
Título del puesto al que este trabajo debe reportarse.
Fecha en que se desarrolló la descripción del trabajo.
Porcentaje del tiempo de viaje esperado para el puesto.
Ambiente de trabajo, temperatura, nivel de ruido, dentro o fuera.
Tipo de cargo y horas de trabajo esperadas, turnos y horas extras.
Calificaciones de elegibilidad adicionales, certificaciones, experiencia específica de la industria y experiencia trabajando con ciertos equipos.
Etapa 4: adicionar la exención de responsabilidad
Es importante agregar una declaración que indique que la descripción del trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado. Los requisitos pueden cambiar y se pueden asignar nuevas responsabilidades en cualquier momento con o sin previo aviso.
Etapa 5: adiciona las líneas de firma
Las firmas son una parte importante de la validación de la descripción del trabajo. Muestran que la descripción del puesto ha sido aprobada y que el profesional está de acuerdo con los requisitos, roles esenciales y deberes del puesto. Las firmas deben incluir las del supervisor y el empleado.
Etapa 6: finalizar
Se debe hacer un borrador del cargo/vacante del trabajo y presentarlo a la alta gerencia y al supervisor del trabajo para su revisión y aprobación. Esto permite una revisión, adición o sustracción de cualquier detalle o información antes de que se apruebe la descripción final.
La estructura de una descripción de vacante atractiva
Para elaborar una descripción de puesto atractiva, es necesario prestar atención a algunos detalles, tales como:
Título de la vacante
¡Especifica tus vacantes! Cuanto más se dirija un trabajo, más efectiva será su descripción y menos genérica será. Incluye frases clave que describan con precisión y objetividad el rol en el título del trabajo.
Evita el uso de lenguaje interno que pueda confundir al candidato y dificultar la comprensión. Además, adhierete a los niveles de experiencia estándar como “Senior” y “Junior”, evitando otros términos menos buscados por los profesionales.
El lenguaje de la descripción del trabajo debe ser lo más completo posible, así que revisa y cambia cualquier redacción que pueda excluir a algún grupo de personas.
Resumen de la función
Para iniciar con la descripción del cargo/vacante, proporciona un resumen llamativo del puesto, proporciona una descripción general de la empresa y las expectativas para el puesto anunciado. Conecta al candidato con detalles sobre lo que hace que tu empresa sea única, después de todo, la descripción también es importante para que los profesionales tengan una breve introducción a su empresa y marca de empleador.
Deberes y responsabilidades
Otro punto importante es describir las principales responsabilidades del puesto de manera detallada pero objetiva, enfatizando los deberes que pueden ser exclusivos de tu organización, asegurando que los candidatos entiendan los requisitos y puedan determinar si están calificados.
Destaca las funciones que componen la rutina de trabajo. Esto ayudará a los candidatos a comprender el entorno de trabajo y las actividades a las que estarán expuestos a diario. Este nivel de detalle ayudará a atraer candidatos más calificados para tu puesto.
Además, indica para quién es el puesto y cómo el empleado será útil dentro de la organización, ayudando a los profesionales a ver el panorama general y comprender cómo su rol afecta el negocio.
Competencias y habilidades
Incluye una lista de hard y soft skills. La descripción del trabajo debe especificar los antecedentes académicos, la experiencia laboral previa, las certificaciones y las habilidades técnicas requeridas para el puesto. También se pueden incluir habilidades sociales como la comunicación y la resolución de problemas.
Sin embargo, trata de armar una lista concisa de habilidades que sean realmente relevantes para su negocio, evitando disuadir a los posibles candidatos con requisitos innecesarios.
Salario y beneficios
Incluye el rango de salario y los beneficios disponibles. Los candidatos más calificados buscan oportunidades que satisfagan sus necesidades salariales y profesionales. Por lo tanto, una organización que agrega el rango salarial a su descripción de trabajo se destaca en el mercado, además de atraer a los candidatos más adecuados.
