Demissão virtual: como fazer?

O desligamento de um colaborador nunca é simples, realizar uma demissão virtual tem o mesmo efeito. Por essa razão, cada dia mais o Recursos Humanos tenta realizar o processo da maneira mais humanizada possível.

Assim, mesmo que o funcionário esteja sendo desligado da empresa, ele terá um respaldo da empresa e se sinta acolhido, mesmo diante de uma situação negativa tanto para ele quanto para a organização

Entretanto, por se tratar de uma técnica nova, surgida depois da pandemia do Coronavírus, uma pesquisa desenvolvida pela Creditas apontou que 65% dos funcionários do RH se consideram desconfortáveis para comunicar a demissão virtual.

Com o objetivo de entender mais sobre o assunto, quais passos precisam ser dados durante o processo, quais documentos precisam ser providenciados e o que fazer quando o colaborador pedir o desligamento.

Se você deseja entender todo esse conceito e a sua aplicabilidade em um contexto amplo, leia esse post até o final! Boa leitura!

 

 

Como funciona a demissão virtual?

Para que a demissão virtual realmente dê certo, a empresa precisa se preparar adequadamente. Alguns dos passos essenciais para iniciar esse processo são:

•       Planeje como irá acontecer os processos de exoneração, como a entrega de documentos;
•       Canais de comunicação, dos quais será possível realizar a conversa online, seja para comunicar o desligamento quanto para a entrevista;
•       Maneiras de enviar documentos para formalizar o desligamento;
•       Realizar o offboarding adaptado ao mundo virtual.

A partir desses requisitos, a organização está pronta para iniciar o processo de demissão virtual, para que ele seja o mais acolhedor possível.

Uma atenção extra que você deve ter aqui é que, se o trabalhador se sentir baqueado com a notícia, é importante que a empresa marque uma conversa presencial com o colaborador.

Se puder, é importante que a empresa grave a tela durante a reunião para o caso de problemas futuros.

O que a lei fala sobre a demissão virtual?

Além do aspecto emocional de fazer a demissão virtual, existem também questões relacionadas à lei. Isso acontece porque não está determinado na CLT a demissão virtual, somente o home office.

Quando a reforma trabalhista aconteceu, em 2017, o home office ainda não era algo muito comum, como aconteceu depois da pandemia. Assim, a taxa de empresas realizando esse tipo de serviço era bem menor que os dias de hoje.

Portanto, por não constar nada na lei, não é considerado ilegal realizar uma demissão virtual, entretanto, ela precisa seguir todas as regras que uma demissão presencial exige.

Como acontece a assinatura do documento com a demissão virtual?

Uma das dúvidas mais comuns quanto à demissão virtual é como o colaborador vai assinar os documentos que são fundamentais dentro de um processo de demissão.

Para resolver esse problema as empresas vêm utilizando uma alternativa bem simples, que é a assinatura digital. Assim, fica muito mais simples, já que a assinatura pode acontecer no próprio celular do colaborador ou pelo computador.

Depois que o documento é finalizado, ele então é enviado por e-mail tanto para o colaborador quanto para a empresa. Assim, após assinado, ele deve ser impresso e constar nos documentos finais do contrato.

Passos necessários para realizar a demissão virtual

– Se planeje:

A primeira coisa que você e a sua equipe de RH precisam fazer para realizar uma demissão virtual é se planejar para ele. Isso porque ele não envolve somente a etapa de falar com o colaborador e dispensá-lo.

Dentro de um processo de demissão ocorrem muitas etapas e que precisam ser realizadas pela equipe de RH juntamente com outros setores de uma organização.

Portanto, é fundamental que você crie um planejamento mencionando todas as etapas que precisam constar dentro desse processo, como:

•       O pagamento dos benefícios ao colaborador;
•       Verbas rescisórias;
•       A entrega de documentos;
•       Realocar tarefas dentro da empresa para que os projetos continuem andando;
•       Offboading;
•       Videoconferência.

Além de todos esses aspectos mais técnicos, é fundamental que no planejamento exista uma aba para incluir ações que ajudem a humanizar, ao máximo, a saída do colaborador, tendo a empatia dentro do processo.

Outro aspecto que precisa estar dentro do seu planejamento é o feedback e também o outplacement, que é a ajuda da empresa em recolocar esse profissional no mercado de trabalho, caso o colaborador não tenha quebrado nenhuma lei dentro da organização.

– Prepare os documentos:

Preparar os documentos é fundamental, pois, ele será a confirmação da demissão virtual do colaborador e precisa estar dentro das etapas que devem ser seguidas na hora de desligar alguém.

Alguns dos documentos que precisam estar preparados são:

•       Comprovante de aviso prévio;
•       Cópia da convenção ou o acordo coletivo;
•       ASO demissional ou periódico;
•       Requerimento de seguro desemprego, se o colaborador foi demitido sem justa causa;
•       Termo de rescisão do contrato de trabalho;
•       Extrato e 6 últimas guias de recolhimento do FGTS.

Por fim, você e sua equipe não podem esquecer que a organização precisa adotar algum tipo de plataforma que ajude na hora de fazer a assinatura virtual, além da entrega do documento logo em seguida.

– Entrevista de desligamento:

A entrevista de desligamento inicia o processo de offboarding, que é o desligamento do colaborador. Através dela você irá conseguir minimizar o risco de o colaborador deixar a empresa com uma impressão negativa, estragando a visão positiva que ele tinha antes de sair da empresa.

É fundamental que a empresa consiga manter os valores, visão e a missão claras na hora de acontecer a demissão. Inclusive, essa é uma ótima oportunidade para realizar uma entrevista de desligamento, entendendo melhor o porquê a pessoa está saindo e o que a empresa precisa agora para que esse turnover não cresça.

Além disso, você deve deixar claro o motivo que levou a esse desligamento ou, caso o colaborador tenha pedido o desligamento, o motivo que o levou a fazer isso. Assim, a empresa passa a avaliar melhor o que pode ser melhorado.

– Reconheça o profissional:

Seja lá qual for os motivos que levaram o colaborador ao desligamento, é fundamental que você reconheça o que ele conquistou dentro da organização ao longo da trajetória.

Além disso, é importante mostrar como a atuação dele foi relevante no decorrer dos meses e período em que esteve na empresa e entre os colaboradores.

Entretanto, é fundamental mencionar também o que levou a empresa a desligar o funcionário. Caso tenha havido alguma falha em particular, como a baixa produtividade, é essencial.

Assim, ele entenderá quais foram as falhas e a partir disso conseguirá amadurecer para um novo projeto em uma nova empresa.

– Comunicação:

Durante esse processo de demissão, é muito importante que a comunicação seja muito bem clara. A empresa precisa ser muito sincera e o ajude nos próximos passos que virão.

Através de uma comunicação clara você evita qualquer tipo de especulação, o que pode levar a ruídos na comunicação. Inclusive, depois da saída do colaborador é importante que o gestor vá falar com a equipe e fale sobre a saída.

Esses passos são importantes não somente para a boa manutenção do clima da empresa, além de ser mais simples na hora de reorganizar os projetos, já que a equipe está com um integrante a menos e pode acontecer certa sobrecarga.

– Se a empresa conseguir, ofereça benefícios:

Sim, você não está lendo nada errado, mesmo diante de uma demissão iminente, é interessante que a empresa ofereça algum benefício ou a extensão de algum para não tirar todo respaldo do funcionário.

É bem verdade que, quando o funcionário é desligado da empresa sem nenhuma causa aparente, ele recebe alguns benefícios, como:

•       Férias proporcionais e vencidas;
•       Décimo terceiro salário;
•       Liberação do FGTS;
•       Aviso prévio, mesmo que ele não tenha trabalhado.

Entretanto, como uma posição de boa-fé, dentro das possibilidades da empresa, claro, é possível apresentar alguns benefícios além do que estão previstos dentro da lei. Isso mostrará que não é do interesse deixar o colaborador em uma situação ruim.

Esse comportamento não somente deixará o colaborador com uma imagem positiva, mas mostrará que a empresa tem empatia pelo funcionário, além de mantê-lo dentro de um ambiente de pertencimento.

Dentre os diversos benefícios que a empresa pode oferecer, incluímos:

•       Salário adicional;
•       Depósito em dinheiro ao invés de um auxílio-alimentação ou refeição;
•       Manutenção ou extensão por mais um mês do plano de saúde, ou trimestre.

Existem muitas possibilidades que a empresa pode conseguir analisar para poder ajudar o colaborador, mas sempre pensando nas oportunidades de ajudá-lo. Temos certeza que esse posicionamento vai fazer diferença ao colaborador.

 

 

Entender o conceito da demissão virtual, sua aplicação e direitos e deveres do colaborador é fundamental para que a empresa realize o desligamento de maneira clara, correta e não deixe a situação interferir na relação com o funcionário.

Portanto, a partir desse conteúdo, espero que tenhamos conseguido lhe ajudar a compreender melhor o assunto e como aplicar de maneira satisfatória dentro da sua gestão.

Grande abraço e até o próximo post!