A descrição de cargos representa um documento organizacional que detalha as responsabilidades, atividades, requisitos e competências de um cargo específico. Como veremos, ao empregar esse mecanismo corretamente, ele proporciona muitas vantagens.

Trata-se de uma ferramenta essencial para a Gestão de Pessoas, pois fornece informações importantes para diversos processos, como recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, desenvolvimento de carreira, dentre outros.

Então, ter esse instrumento descritivo é importante e pode ajudar as empresas a alcançar seus objetivos de modo mais assertivo. Neste artigo, veja como fazer uma descrição de cargos, dicas e exemplos práticos. 

O que é descrição de um cargo?

Pois bem, a descrição de cargos é um documento que apresenta as informações básicas sobre um determinado cargo, bem como suas responsabilidades, tarefas, requisitos, habilidades e/ou competências. 

Trata-se de uma ferramenta relevante para a gestão de pessoas, pois fornece informações para diversos processos, como recrutamento e seleção de pessoal, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho e remuneração, dentre outros.

Quais as principais funções de uma descrição de cargo?

A seguir, vamos ver a respeito das funções básicas de uma descrição de cargos:

1. Identificação das responsabilidades do cargo

Pois bem, uma boa descrição de cargos fornece informações importantes para diversos processos. E essa descrição deve apresentar de forma clara e objetiva as expectativas que a organização tem para o ocupante do cargo.

Logo, tais responsabilidades devem especificar de forma clara e mensurável o que a organização espera.

2. Definição das qualificações necessárias

Nesse sentido, essa abordagem deve também definir os requisitos e competências que são necessários para o ocupante do cargo. 

Então, nas qualificações necessárias podem incluir: requisitos educacionais, experiência profissional, habilidades técnicas e comportamentais. 

3. Estabelecimento de critérios de desempenho

A descrição de cargos pode ser usada para estabelecer critérios de desempenho para os funcionários. Isso ajuda a garantir que a avaliação deles seja justa e equitativa.

Por exemplo, um critério de desempenho para o cargo de “vendedor” pode ser: “alcançar a meta de vendas de R$ 50 mil por mês”.

4. Apoio ao recrutamento e seleção

Por sua vez, tal descrição se mostra como uma ferramenta importante para o processo de recrutamento e seleção. Ou seja, ela ajuda a definir esses critérios e a identificar os candidatos mais adequados para o cargo.

5. Base para avaliação de desempenho

A descrição de cargos pode servir de base para avaliar o desempenho dos funcionários. Por exemplo, a descrição para o cargo de “vendedor” estabelece a meta de vendas de R$ 50 mil por mês, e avaliamos o profissional com base em seu desempenho em relação a essa meta.

Quais as vantagens de uma boa descrição de cargos?

Antes de mais nada, Peter Drucker, considerado o pai da Administração, salienta sobre a necessidade de as organizações terem processos mais eficientes, organizados e transparentes. Isso para se chegar a uma gestão mais profissional e eficaz.

Desde já, uma boa descrição de cargos traz diversas vantagens para a empresa, tais como estas, a seguir:

Clareza nas expectativas de trabalho

Nesse contexto, uma boa descrição de cargos deve ser clara e objetiva, mostrando o que a organização espera do ocupante do cargo.

E também a clareza nas expectativas de trabalho é importante para garantir que os funcionários estejam alinhados com o que a empresa espera.

Facilitação do planejamento de carreira

Desde já, esse tipo de descrição pode ajudar os funcionários a traçar planos de carreira

Isso porque eles podem se preparar para o desenvolvimento das habilidades e competências necessárias para alcançar seus objetivos de carreira. Ou seja, isso ocorre ao saber quais são as responsabilidades e requisitos dos cargos mais altos.

Além disso, a descrição de cargos ajuda a preparar a empresa para atrair candidatos mais qualificados e adequados para a sua empresa e o cargo.

Apoio à gestão de desempenho

Uma descrição de cargos pode também ajudar a definir os critérios de avaliação de desempenho dos funcionários. 

Ou seja, os funcionários podem se concentrar nos objetivos que são mais importantes para a sua performance em suas atividades laborais.

Apoio à política de remuneração

Tal abordagem descritiva permite ainda definir os níveis de remuneração dos funcionários. 

Assim, as empresas podem garantir uma remuneração justa e equitativa para os funcionários, ao conhecerem as responsabilidades e requisitos dos cargos.

Evita conflitos de papéis e responsabilidades

Nesse sentido, uma descrição de cargos ajuda a evitar conflitos, estes que podem prejudicar muito o clima organizacional.

Logo, os colaboradores podem evitar assumir tarefas que não são de sua alçada, ao saberem quais são as responsabilidades de cada cargo.

E quando as descrições são claras e precisas, os funcionários sabem quais são suas atribuições e expectativas. Isso ajuda a evitar divergências, pois os funcionários estão cientes de suas atribuições e de como elas se relacionam com as atribuições de outros.

Por exemplo, se a descrição de cargos de um vendedor descreve que ele é responsável por “atender às necessidades dos clientes”, isso deixa claro que seu papel é atender às necessidades dos clientes.

Além disso, as empresas devem atualizar periodicamente esses sistemas de descrições para refletir as mudanças que ocorrem na empresa ou nas atividades do cargo.

Qual a diferença entre cargo e função?

Primeiramente, vale dizer que muitas vezes as pessoas utilizam os conceitos de cargo e função de forma intercambiável, mas esses termos têm significados distintos. Veja mais sobre isso a seguir.

Definição de cargo

Um cargo se define como um conjunto de responsabilidades, atividades, requisitos e competências esperados de um ocupante em uma determinada empresa.

Por exemplo, o cargo de “gerente de vendas” retrata a estrutura organizacional da empresa, com responsabilidades específicas, tais como: liderar a equipe, desenvolver estratégias de vendas e gerenciar o orçamento de vendas.

Dessa forma, as responsabilidades de um cargo são as tarefas e obrigações que o profissional deve realizar. 

Definição de função

Por outro lado, uma função se define como uma atividade ou tarefa específica realizada dentro de um cargo.

Então, as funções podem receber classificações com base em seu nível de complexidade, importância para a organização ou frequência de realização.

Por exemplo, a função de “negociar com clientes” é uma atividade dentro do cargo de “gerente de vendas”. Assim, cada cargo apresenta várias funções, variando conforme o tipo de empresa.

Como cargos e funções se relacionam na organização?

Saiba que os cargos e funções se relacionam na organização de forma hierárquica. Isso porque eles estão organizados em uma hierarquia, com aqueles mais altos supervisionando os mais baixos.

Por exemplo, em uma empresa de vendas, o cargo de “gerente de vendas” supervisiona o de “vendedor”. E a função de “negociar com clientes” é mais complexa e importante do que a de “atender chamadas telefônicas”.

Exemplos de diferenças entre cargos e funções

A seguir, veja alguns exemplos de diferenças entre cargos e funções:

Cargo: Gerente de vendas

Funções:

Negociar com clientes

Desenvolver estratégias de vendas

Gerenciar o orçamento de vendas.

Cargo: Vendedor

Funções:

Atender chamadas telefônicas de clientes

Agendar visitas a clientes

Realizar vendas.

Cargo: Assistente administrativo

Funções:

Responder a e-mails

Fazer ligações

Arquivar documentos.

Como as descrições de cargos abordam funções?

Antes de mais nada, é importante dizer que as descrições de cargos podem abordar funções de diferentes maneiras. Algumas abordagens podem listar as funções específicas que são realizadas dentro do cargo. 

Por exemplo, uma descrição para o cargo de “gerente de vendas” pode listar as seguintes funções:

Negociar com clientes

Desenvolver estratégias comerciais

Gerenciar o orçamento de vendas.

Por sua vez, essa descrição pode, simplesmente, descrever as responsabilidades do cargo de forma mais geral, como:

Liderar a equipe de vendas

Garantir o alcance das metas de vendas

Desenvolver e implementar estratégias.

Ou seja, a abordagem mais adequada para abordar funções nas descrições de cargos depende das necessidades específicas da empresa.

Como fazer uma descrição de cargos? 

Agora, vamos ver como gerar uma descrição de cargos, ou seja, quais são os elementos:

1. Identificação

Primeiramente, o nome do cargo deve ser claro e conciso, e ser consistente com a nomenclatura utilizada pela empresa e pelo mercado.

Isso porque usar nomenclaturas diferentes para cargos similares ou em inglês pode causar problemas de comunicação. Além de dificultar a identificação das funções e responsabilidades dos cargos. 

Além disso, nomes que não estão alinhados à imagem e cultura da empresa podem afastar candidatos mais qualificados.

2. Organograma

Nesse sentido, o cargo deve ser posicionado de forma hierárquica na estrutura organizacional da empresa, indicando seus superiores e subordinados.

Sendo assim, é interessante visualizar a quem a pessoa ocupante do cargo irá se reportar ao visualizar o organograma da empresa. De modo complementar, ao visualizar essa ferramenta gráfica, é preciso ver quem são os subordinados do ocupante do cargo.

3. Missão

À princípio, o cargo deve ter um objetivo claro e definido, que deve ser mensurável e alcançável.

Então, a missão do cargo deve definir o que ele deve alcançar. Para isso, é preciso responder às seguintes perguntas:

  1. Para quê o cargo existe? Qual é a sua razão de ser?
  2. Quais expectativas estão atreladas aos resultados que ele deve entregar? 
  3. Quais limitações ou potencialidades podem emergir dessa posição? 
  4. E, por fim, quais desafios ou oportunidades aguardam o funcionário incumbido dessas responsabilidades?

4. Atividades exercidas

Acima de tudo, a descrição das atividades e responsabilidades do cargo deve ser clara e objetiva, permitindo que o candidato compreenda o que a empresa espera dele.

5. Experiência profissional

O nível de experiência profissional necessário para o cargo deve ser definido de forma realista, considerando as exigências do cargo e o mercado de trabalho.

Logo, é importante avaliar quais são as qualificações mais importantes para a função. Então, avalie sobre isso: É melhor ter um profissional com experiência em atividades específicas ou um com vivência em atividades mais abrangentes?

6. Formação acadêmica

Desde já, a empresa deve definir o nível de formação acadêmica necessário para o cargo, levando em consideração as exigências do cargo e as oportunidades de desenvolvimento profissional oferecidas.

Vale ressaltar que os cargos mais técnicos exigem que a pessoa tenha uma formação mais especializada, como é o caso do enfermeiro do trabalho, por exemplo.

7. Competências

De forma complementar, as competências técnicas e comportamentais necessárias para o cargo devem ser descritas de forma clara e objetiva.

Ou seja, de modo a permitir que o candidato avalie seu perfil e se candidate a vagas compatíveis com suas habilidades.

Exemplo de descrição de cargo e funções

A seguir, veja um exemplo de descrição de cargo e funções para o cargo de “gerente de vendas”:

Nome do cargo: Gerente de vendas

Descrição geral: Responsável pela liderança da equipe, desenvolvimento de estratégias comerciais e gerenciamento do orçamento de vendas.

Responsabilidades e atividades:

  • Liderar a equipe de vendas, definindo metas, planos de ação e avaliando o desempenho dos vendedores;
  • Desenvolver estratégias, identificando oportunidades de mercado e desenvolvendo planos para alcançar as metas;
  • Gerenciar o orçamento de vendas, controlando os gastos e garantindo que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.

Requisitos:

  • Ensino superior completo em Administração, Marketing ou áreas afins;
  • Experiência mínima de 5 anos em vendas;
  • Habilidades de liderança, negociação e comunicação;
  • Domínio de técnicas de vendas e marketing.

Competências:

  • Para liderar e motivar equipes;
  • De desenvolver estratégias e planos de ação;
  • Capacidade de negociar e fechar negócios;
  • Domínio na forma de se comunicar.

Enfim, essa é apenas uma sugestão ou exemplo. Isso porque o conteúdo da descrição de cargos deve ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa.

Onde utilizar a descrição de cargos?

Antes de mais nada, é importante dizer que essa descrição fornece subsídios importantes para diversos processos relacionados ao setor de RH, veja: 

Recrutamento e seleção

À primeira vista, a descrição de cargos é uma ferramenta que ajuda a definir os critérios de seleção e a identificar os candidatos mais adequados para a empresa e conforme o fit cultural.

E esse mecanismo também pode ser utilizado para preparar as entrevistas de seleção. Logo, as perguntas da entrevista podem ser baseadas nas responsabilidades e atividades descritas na descrição.

Avaliação de desempenho

Essa ferramenta também é essencial para a avaliação de desempenho, pois ajuda a definir os critérios necessários e a identificar os pontos fortes e fracos dos funcionários.

Assim, os objetivos e resultados esperados descritos na descrição de cargos podem ser utilizados para definir tais padrões de avaliação. 

Desenvolvimento de carreira

A descrição de cargos pode ser utilizada também para apoiar o desenvolvimento de carreira dos funcionários, pois fornece informações sobre as oportunidades de crescimento e desenvolvimento.

E essa possibilidade pode ser usada para desenvolver programas de aprimoramento que ajudem os funcionários nas habilidades e competências necessárias para progredir na carreira.

Políticas de remuneração

Por outro lado, esse tipo de descrição pode ser utilizado para apoiar as políticas de remuneração da empresa, pois fornece subsídios sobre as responsabilidades e exigências do cargo.

Por exemplo, se a descrição de cargos para um “gerente de vendas” exige um diploma de ensino superior e 5 anos de experiência, o salário do cargo deve ser mais alto que o valor que é pago a um profissional para o qual não exige esses requisitos.

Comunicação interna e clareza nas funções

De modo complementar, a descrição de cargos é usada para melhorar a comunicação interna e a clareza nas funções, pois fornece detalhes sobre as responsabilidades e expectativas do cargo.

E tais expectativas dessa descrição podem ajudar a garantir que todos os funcionários tenham uma compreensão clara de suas responsabilidades.

Treinamento e desenvolvimento de pessoal

Essa ferramenta fornece também subsídios importantes para o treinamento e desenvolvimento do pessoal da empresa, ou seja, a descrição de cargos é usada para identificar as necessidades de capacitação dos funcionários.

O que não pode faltar em uma descrição de cargos? 

De modo geral, para que uma descrição de cargos seja eficaz, ela deve conter as seguintes informações:

1. Título e resumo do cargo

Estes devem ser claros e concisos, além de refletir as principais responsabilidades do cargo. Ou seja, o resumo do cargo deve fornecer uma visão geral ao analista, incluindo suas principais responsabilidades e atividades.

Quanto ao nome do cargo, este deve ser claro e conciso, de forma a identificá-lo de forma inequívoca.

2. Lista de responsabilidades

Por sua vez, a lista de responsabilidades deve descrever todas as tarefas e obrigações que o ocupante do cargo deve realizar. 

As responsabilidades e atividades do cargo devem ser descritas de maneira a mostrar o que é esperado do seu ocupante. E tal abordagem deve ser descrita de forma clara e objetiva, e ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal.

3. Requisitos de qualificação

Quanto aos requisitos de qualificação, eles devem descrever os conhecimentos, habilidades e experiência necessários para o ocupante do cargo ter sucesso. 

Estes critérios devem ser descritos de forma objetiva, para garantir que os candidatos selecionados tenham as habilidades e conhecimentos necessários.

Sendo assim, podem incluir: os requisitos educacionais, de experiência profissional, habilidades técnicas e competências comportamentais.

4. Relações de supervisão

Essas relações devem descrever a ligação entre o ocupante do cargo e os funcionários que ele supervisiona. 

Então, as relações de supervisão podem incluir a descrição dos funcionários que o ocupante do cargo supervisiona, as atividades que ele realiza e os objetivos de supervisão que ele deve alcançar.

Exemplos de descrições de cargos e funções

Em seguida, veja exemplos de descrições de cargos e suas funções, de modo específico:

Assistente Administrativo

Realizar tarefas administrativas, como digitação, arquivo e atendimento ao telefone.

Preparar relatórios e apresentações.

Organizar eventos e viagens.

Engenheiro de Software

Desenvolver novos softwares e sistemas.

Realizar manutenção e suporte de softwares existentes.

Trabalhar em equipe com outros engenheiros de software.

Estagiário de Projetos

Auxiliar na execução de projetos.

Realizar pesquisas e análises.

Escrever relatórios e apresentações.

Técnico de Suporte de TI

Resolver problemas técnicos de computadores e sistemas.

Instalar e configurar softwares e hardwares.

Treinar usuários sobre o uso de computadores e sistemas.

Gerente de Recursos Humanos

Planejar e executar estratégias de recursos humanos.

Recrutar e selecionar novos funcionários.

Treinar e desenvolver funcionários.

Analista de Marketing Digital

Planejar e executar campanhas de marketing digital.

Criar e gerenciar conteúdo para mídias sociais.

Analisar dados de marketing digital.

Especialista em Atendimento ao Cliente

Resolver problemas de clientes.

Fornecer suporte ao cliente.

Responder a perguntas e solicitações de clientes.

Por sua vez, conheça também uma descrição de cargo que serve para variadas funções, ou seja, abaixo há um modelo pré-pronto para você preencher.

Modelo pré-pronto de descrição de cargo

Título do cargo: [Nome do cargo]

Resumo do cargo: [Descrição geral do cargo, incluindo suas principais responsabilidades e atividades].

Responsabilidades: [Lista de responsabilidades, descritas de forma clara e objetiva, e específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais].

Requisitos de qualificação: [Lista de requisitos, incluindo requisitos educacionais, experiência profissional, habilidades técnicas e competências comportamentais].

Relações de supervisão: [Descrição das relações de supervisão, incluindo a descrição dos funcionários que o ocupante do cargo supervisiona, as atividades de supervisão que ele realiza e os objetivos de supervisão que ele deve alcançar].

Modelo pronto (use como referência)

Título do cargo: Assistente Administrativo

Resumo do cargo: 

Responsável por realizar tarefas administrativas, como digitação, arquivo e atendimento ao telefone.

Responsabilidades:

Digitar textos, planilhas e documentos.

Organizar arquivos e pastas.

Recepcionar clientes e fornecedores.

Realizar ligações telefônicas.

Requisitos de qualificação ou formação:

Ensino médio completo.

Experiência mínima de 1 ano em atividades administrativas.

Habilidades de digitação e informática.

Boa comunicação oral e escrita.

Relações de supervisão:

Não supervisiona nenhum funcionário.

Outras informações:

Relação de trabalho com funcionários de diversos departamentos.

Condições de trabalho: escritório, horário comercial.

Recursos: computador, telefone, internet.

Observação: esse é apenas um modelo, que pode ser adaptado às necessidades específicas da empresa e do cargo. Claro que isso depende do ramo de atuação da organização.

Checklist para descrição de cargos: itens e detalhes

De modo complementar, um checklist pode ser uma ferramenta útil para ajudar a garantir que todas as informações necessárias estejam incluídas na descrição do cargo. Acompanhe para entender melhor:

1. Identifique os cargos da empresa

O primeiro passo é identificar todos os cargos existentes na organização. Isso pode ser feito a partir do organograma da empresa ou por meio de entrevistas com os gestores.

2. Colete informações

Uma vez identificados os cargos, é importante coletar dados sobre eles. Esse levantamento pode ser obtido por meio de pessoas que tenham conhecimento sobre os cargos.

3. Elabore a descrição

Com as informações coletadas, é possível elaborar a descrição de cargos. E nessa descrição deve conter as seguintes informações:

  1. Nome do cargo;
  2. Sua descrição geral;
  3. Responsabilidades e atividades do cargo;
  4. Requisitos e competências necessárias.

4. Revise e aprove

A descrição de cargos deve ser revisada por um grupo de pessoas, incluindo gestores, os ocupantes dos cargos e especialistas em RH. Após a revisão, a descrição de cargos deve ser aprovada pela alta administração da empresa.

5. Itens a serem incluídos em uma descrição de cargo

Sobre o que não pode ficar de fora desse instrumento:

Título do cargo: deve ser claro e conciso e refletir as principais responsabilidades do profissional.

Resumo do cargo: precisa fornecer uma visão geral do cargo, incluindo suas principais atividades.

Responsabilidades: deve descrever todas as tarefas e obrigações que o ocupante do cargo deve realizar, isso de forma clara e objetiva.

Requisitos de qualificação: precisam descrever os conhecimentos, habilidades e experiência necessários. 

Relações de supervisão: devem trazer a relação entre o ocupante do cargo e os funcionários que ele supervisiona. Assim, podem incluir as atividades de supervisão que ele realiza e os objetivos que deve alcançar.

6. Verificação de detalhes críticos

Além de garantir que todos os itens necessários estejam incluídos na descrição de cargo, o checklist também pode ser usado para verificar detalhes críticos, como:

Consistência: as informações da descrição de cargo devem ser consistentes entre si. 

Exatidão: os detalhes da descrição de cargo devem ser mais precisos. 

Completude: a descrição deve conter todas as informações necessárias para que os funcionários entendam suas responsabilidades e expectativas.

7. Garantia de clareza e precisão

E o checklist também pode ser usado para garantir que a descrição de cargo seja mais precisa. Então, as informações devem ser claras e fáceis de entender.

Como usar o checklist na criação de descrições de cargos?

O checklist pode ser usado na criação de descrições de cargos de diversas maneiras. 

E uma abordagem é usar essa checagem como um guia para a coleta de informações. Enfim, o checklist pode ajudar a garantir que todas as informações necessárias sejam coletadas e consideradas.

Como fazer a análise do cargo que você precisa descrever?

Veja bem, para elaborar uma descrição de cargo precisa, é importante realizar uma observação criteriosa do cargo em questão. Essa análise deve considerar os seguintes aspectos:

Experiência: Qual é o nível de vivência necessária para o cargo? É necessário ter formação superior? 

Formação: Quais são os cursos e treinamentos necessários?

Conhecimento: Quais são os conhecimentos necessários?

Habilidades: Quais são as habilidades precisas ou desejadas?

Responsabilidades: Quais são as principais missões do cargo?

Faixa salarial: Qual é a faixa salarial esperada?

Para obter essas informações, é importante entrevistar o gestor da área, bem como os funcionários que ocupam o cargo ou aqueles similares. 

Logo, é interessante consultar fontes externas, como sites de recrutamento e seleção, para obter informações sobre as práticas do mercado.

Após coletar todos esses dados necessários, é importante revisar e validar os dados com o gestor do setor. Isso ajudará a garantir que a descrição esteja correta e atualizada.

Como a descrição de cargos pode impulsionar os resultados 

Pois bem, uma descrição de cargos bem feita pode acelerar os resultados das empresas de diversas maneiras. Por exemplo, ela pode ajudar a:

Atrair os melhores candidatos: descrições de cargos claras e precisas podem ajudar as empresas a atrair os melhores candidatos para os cargos disponíveis.

Melhorar o desempenho: funcionários que entendem suas responsabilidades e expectativas são mais propensos a ter um desempenho melhor.

Diminuir a rotatividade: colaboradores que estão satisfeitos com seu trabalho são menos propensos a deixar a empresa.

Reduzir os custos: descrições claras e precisas podem ajudar as empresas a reduzir os custos de recrutamento, seleção e treinamento.

Portanto, esse tipo de descrição é uma ferramenta importante que pode ajudar as empresas a alcançar seus objetivos estratégicos e ainda contribui para a sustentabilidade do negócio.

Por fim, uma boa descrição é importante para as empresas, pois oferece subsídios sobre os papéis e responsabilidades dos funcionários. E essa abordagem vem sendo utilizada em diversos processos relacionados à Gestão de Pessoas.

Vale ressaltar que, sem essa ferramenta, sua empresa deixaria de ser eficiente e assertiva nesses processos todos citados. Agora, que tal implantar esse mecanismo na sua empresa?

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