Onboarding: O que é e como implementar? 5 passos infalíveis

Muitas vezes, junto com o anúncio da necessidade da abertura de uma nova vaga, já vem a preocupação em como organizar de maneira eficaz o início dos trabalhos deste candidato. Sim, porque as etapas de uma nova contratação são – ou deveriam ser – apenas o começo de uma série de fases a serem concluídas para, aí sim, o colaborador se efetivar. Essa fase é chamada de onboarding, e precisa ser realizada de maneira efetiva.

Por mais que possa ser tentador não acompanhar e organizar a entrada do funcionário, são justamente essas atitudes que se mostram cada vez mais eficazes se o objetivo é reter talentos. E pensando na melhor maneira de lhe ajudar nessa integração de um novo membro de equipe que preparamos esse conteúdo. 

 

 

O que é onboarding?

Falando de modo direto, onboarding são processos que visam diminuir o tempo que um novo colaborador leva para atingir seu potencial em uma organização, e esse processo vai além de orientação. 

Etapas de um onboarding eficiente

Começar em um novo emprego não é algo fácil, nem para o colaborador, tampouco para os seus superiores. É muito importante não jogar uma grande quantidade de informações sobre o novo colaborador. As informações devem ser apresentadas de maneira simples e capazes de facilitar a compreensão e consequentemente suas execuções.

Usar o seguinte modelo de etapas, é uma ótima forma de fazer um onboarding eficiente. 

1. Criação de email para o colaborador

Não espere que o novo colaborador chegue para criar seu e-mail. É importante que as informações do funcionário sejam repassadas aos responsáveis do setor, para que quando ele chegue, já tenha a ferramenta à sua disposição. 

2. Configuração de acesso necessários 

É importante que já no seu primeiro dia, o novo colaborador já tenha acesso aos equipamentos e softwares necessários para seu trabalho. Caso hajam sistemas que necessitam de senhas para serem acessados, um novo usuário já deve ter sido criado antes da chegada do funcionário.

3. Registros de acesso ao local de trabalho

A empresa faz uso de biometria? É necessário crachá de identificação para passar pela catraca? 

Independentemente da forma de acesso ao local de trabalho, é necessário que tudo isso já esteja funcionando quando o novo colaborador chegar ao primeiro dia de trabalho. 

4. Salários e benefícios

A empresa deve informar ao colaborador o banco que realiza o pagamento e encaminhar a documentação e informações importantes para a abertura da conta. 

Pacotes de benefícios oferecidos também devem ser solicitados no primeiro dia de trabalho, como o vale refeição e o vale transporte por exemplo.

Benefícios do onboarding para a empresa

Para uma visão mais ampla e compreensão mais detalhada do onboarding, vamos mostrar agora os principais benefícios para a empresa. 

Motivação

Colaboradores que passam por um processo de integração se sentem mais motivados. isso devido ao fato de se sentir realmente como parte da empresa, deixando a ansiedade a insegurança de lado dando lugar a motivação. Um novo colaborador motivado pode contagiar toda equipe.

Integração

O onboarding é favorável para promover a integração do recém-contratado ao time. Uma ótima forma de fazer isso, é realizando um encontro para a apresentação de novos colaboradores do mês, promovendo assim uma aproximação, capaz de quebrar o desconforto e a timidez.

Retenção de talentos

Talentos integrados e motivados, normalmente permanecem na empresa. Isso pelo fato de já terem iniciado seus trabalhos, compreendendo a forma como a organização funciona e tendo clareza sobre o ambiente. 

Se a primeira impressão for positiva e a empresa conseguir manter isso durante o período de atividade, o novo colaborador se sentirá bem e não vai querer mais ir embora, gerando uma retenção natural de talentos. 

Diminuição de turnover

O onboarding permite ainda uma redução de turnover. Isso acontece porque a empresa deixa claro para o novo colaborador o que ele encontrará na sua rotina de trabalho. Os processos, culturas e métricas procuradas pelos especialistas de RH, gestores e chefes de equipes. 

Esse ambiente agradável faz com que o novo colaborador chegue e realmente não queira sair da empresa 

Como fazer um onboarding digital?

De modo complementar, é possível também fazer um onboarding digital, tornando o processo de integração ainda mais ágil, além de minimizar a burocracia do RH. 

As dicas para fazer um onboarding digital são:

• Desburocratize o processo, usando vídeos, gráficos ou leituras que possam fazer o que um profissional faria por meio de discursos óbvios;
• Desenvolve materiais para cada cargo da empresa;
• Gerencie a expectativa das pessoas;
• Tenha à disposição plataformas que integrem dados gerados pelos profissionais.

5 passos para maior eficiência do onboarding

 Montar um onboarding eficiente é algo que demanda um certo grau de esforço, mas que em médio prazo passa a apresentar resultados positivos para a empresa. Confira cinco passos para um onboarding mais eficiente.

1. Contrate o candidato certo

Embora pareça óbvio, é sempre bom lembrar que isso é algo fundamental para um onboarding eficiente. E para ser eficaz nessa questão, o momento da entrevista é de grande importância. Observe bem se a personalidade do candidato se encaixa com os valores e a missão da empresa, investigue com atenção os motivos pelos quais aconteceu a saída do último emprego e tente encontrar o que seria um cenário ideal de trabalho para o candidato.

2. Ofereça treinamento adequado

Por mais preparado que o candidato possa ser, a fase de adaptação sempre é delicada. Nesta hora, simplesmente já começar a delegar trabalho sem antes realizar treinamento, pode não ser uma boa ideia.

3. seja paciente com quem está começando

O candidato tem excelentes referências e bastante experiência, mas nem por isso é necessário introduzir o trabalho já com uma alta carga de responsabilidades. Respeite a fase de adaptação e seja gradativo nas exigências.

4. Capriche na recepção de boas-vindas

Uma nova contratação é aquele momento onde ambos os lados estão felizes, por isso, recepcione bem no primeiro dia, acolha o novo colaborador. 

5. Invista em um programa de mentoria

Receber orientações específicas da administração pode ajudar o novo funcionário a entender como deixar o negócio mais lucrativo, compreendendo melhor os detalhes.

Exemplos de onboarding de sucesso

Muitas empresas se destacam por conta de seus processos e ganham fama por usar metodologias  inovadoras e eficazes para trabalhar a integração e adaptação de seus novos colaboradores. Geralmente, grandes corporações estão um passo à frente em suas estratégias e práticas. 

Vamos mostrar algumas empresas conhecidas que têm onboardings de sucesso.

LinkedIn

Essa conhecida empresa tem um ritual para tornar o primeiro dia de seu novo profissional muito especia

O novo colaborador chega ao seu local de trabalho e recebe um kit de boas vindas, com um caderno e uma cópia do livro – comece por você, escrito pelo fundador da empresa – Reid Hoffman.

Além disso, os kits variam de acordo com a pessoa a pessoa que está entrando na empresa, assim como as funções que irá desempenhar. Por isso, não há como saber o que vem realmente no kit.

2. Facebook

A rede de Mark Zuckerberg também é destaque no onboarding. Os novos colaboradores passam por um treinamento de seis semanas, onde aprendem qual será o seu papel na empresa e qual é a cultura da organização ao mesmo tempo. 

Ao invés de palestras, o objetivo é dar aos novos membros as ferramentas necessárias para que eles desenvolvam suas atividades. Facilitando a produtividade dentro da empresa. 

3. Apple

A gigante tecnológica presenteia seus novos colaboradores com um iMac, que deve ser configurado pelo próprio funcionário. Além disso, o novo funcionário ganha uma camiseta estampada com o ano em que ele está começando sua carreira na empresa. Indicando que ficarão juntos por muito tempo.